Conozca las características del documento electrónico equivalente a la factura de venta en Colombia

El documento equivalente, presente desde hace tiempo en el modelo de facturación electrónica de venta de Colombia entra en una nueva dimensión con el proyecto de Resolución de 2022, por la cual se desarrolla el sistema de facturación, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

A continuación, vamos a repasar a fondo la nueva resolución y como afecta al documento equivalente cuya expedición debería realizarse de forma obligatoria y electrónica en determinados supuestos.

Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta

El documento equivalente a la factura de venta ya está regulado en articulados de resoluciones pasadas en materia tributaria, y ahora con el nuevo proyecto de resolución queda delimitado a la venta de bienes o prestación de servicios contemplados en el artículo 25 de la presente resolución. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.

Adicionalmente, los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos. Pues bien, a continuación, numeramos y describimos cuales son los documentos equivalentes a la factura de venta que tienen el marchamo de oficialidad:

1. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma.

2. Boleta de ingreso al cine. Boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica.

3. El tiquete transporte de pasajeros. El tiquete transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones.

4. El extracto. El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y por las sociedades mercantiles sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades cuyo objeto exclusivo sea la originación de créditos y cuenten con certificación previa por dicha entidad y entidades del estado que realizan las citadas operaciones.

5. El tiquete o billete de transporte aéreo pasajeros. El tiquete o billete de transporte aéreo pasajeros lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito –MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos.

6. El documento en juegos localizados. El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casinos y similares.

7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público.

8. El documento expedido para el cobro de peajes. El documento expedido para el cobro de peajes lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes.

9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, lo podrá expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones, obtengan estas entidades.

11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios regulados en la ley 142 de 1994 y las normas que lo reglamentan modifican o adicionan, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan.

12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas. La boleta de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas reguladas en la Ley 1493 de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan.

13. La boleta de ingreso a otros espectáculos públicos. La boleta de ingreso a espectáculos públicos cinematográficos, corridas de toros, deportivos, ferias artesanales, desfiles de modas, reinados, atracciones mecánicas, peleas de gallos, carreras hípicas, desfiles en sitios públicos con el fin de exponer ideas o intereses colectivos de carácter político, económico, religioso o social.

Requisitos para la expedición del documento equivalente electrónico

1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con el listado señalado en el artículo 25 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”.

2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado. Tratándose del documento electrónico P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición. El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución. Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

8. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.

10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

11. El código único de documento equivalente electrónico -CUDE

12. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

13. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.

14. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el «Anexo técnico documento equivalente electrónico.» establecido en el Título XI de la presente resolución.

Calendario de implementación para la generación y transmisión del documento equivalente electrónico

Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo a los siguientes calendarios:

Calendario resolución 001092

Calendario Proyecto Resolución 2022

Es importante destacar que las fechas tentativas que se recogen en el articulado del proyecto de resolución sobre factura electrónica de venta en Colombia y documento equivalente electrónico no se ha cumplido. La primera de las fechas era el 1 de marzo de 2023 para el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios. Esta fecha no se ha cumplido, ni la Resolución ha pasado a oficializarse, por lo que en las próximas fechas el calendario al completo sufrirá las consecuentes modificaciones.

EDICOM, en calidad de Proveedor Tecnológico Autorizado para Factura Electrónica en Colombia, participa activamente en los grupos de trabajo y en los proyectos piloto que dirige la DIAN para la implementación del documento equivalente electrónico en el esquema de factura electrónica de Colombia. En la actualidad, estamos inmersos en el proyecto piloto del documento equivalente electrónico de Servicios Públicos Domiciliarios.

Resolución 001092: La obligación de expedición de factura electrónica en el punto de venta

Los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, que opten por expedir en sus operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberán aplicar el límite máximo de cinco (5) UVT, por cada documento sin incluir el importe de ningún impuesto, de acuerdo con el calendario que hemos publicado unas líneas arriba.

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