Almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio

EDICOMLta es el servicio certificado de conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos de larga duración que ofrece EDICOM Colombia como Entidad de Certificación Digital.

Acreditación ONAC

Integridad y autenticidad de los documentos con valor probatorio

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) es el servicio de registro, custodia y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos que ofrece EDICOM Colombia como Entidad de Certificación Digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

El servicio aplica mecanismos de identificación electrónica, como los servicios de firma y el Estampado Cronológico, en conformidad con el Artículo 161 del Decreto Nacional 019 de 2012 relativo a las actividades de certificación en Colombia, garantizando así la integridad y autenticidad de los archivos custodiados a lo largo del tiempo.

Las siguientes características garantizan el almacenamiento legal de los documentos electrónicos a través de un entorno web seguro y accesible las 24 horas del día desde cualquier lugar con conexión a internet.

¿Cómo atribuye EDICOMLta valor probatorio a los documentos electrónicos almacenados?

Uno de los principales valores que aporta un sistema de almacenamiento electrónico certificado es el valor de prueba legal de los documentos electrónicos ante una posible confrontación con un tercero o un posible litigio.

Nuestro servicio de registro, custodia y conservación electrónica certificado garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo a través de los servicios de firma y la aplicación del Estampado Cronológico. Todos los procedimientos y técnicas criptográficas que aplicamos en nuestra solución de almacenamiento electrónico están avalados por la Entidad de Certificación EDICOM Colombia.

 

  • Se aplica de forma secuencial una firma y un Estampado Cronológico por la Entidad de Certificación Digital EDICOM Colombia. Con la firma, garantizamos la integridad del documento y con el Estampado Cronológico demostramos de forma objetiva el momento exacto (fecha y hora) a partir de la cual se ha preservado ese documento.

  • Se aplican Estampados Cronológicos de forma recurrente en el tiempo (normalmente cada dos años) para extender la fiabilidad de las estampas de tiempo más allá de su validez tecnológica habitual. En este proceso utilizamos el servicio de conservación electrónica de las estampas de tiempo emitidas por la Autoridad de Estampado Cronológico EDICOM Colombia.

¿Cómo funciona EDICOM Long Term Archiving?

Acceso servicio EDICOMLta

Acceso al servicio

EDICOMLta ofrece a los usuarios un entorno web personalizado y diseñado con criterios de usabilidad al que se accede con altos niveles de seguridad.

Captura de documentos

Captura de documentos

Ya sea de forma manual a través del entorno web o de forma integrada, se aplican de forma automática los servicios de firma y Estampado Crononológico garantizando la integridad y autenticidad de los documentos desde que se registran en la plataforma.

Valor probatorio EDICOMLta

Valor probatorio

Con la firma, garantizamos la integridad del documento y con el Estampado Cronológico demostramos objetivamente el momento exacto (fecha y hora) en el que ese documento ha sido conservado.

metadados EDICOMLta

Generación de metadados

Los metadatos son indispensables, ya que permiten la posterior identificación y recuperación de los documentos. EDICOMLta permite crear plantillas web para la creación de estructuras de metadatos estandarizadas.

Almacenamiento seguro EDICOMLta

Almacenamiento seguro

Los documentos se archivan en paralelo en dos CPD de EDICOM, con las respectivas copias de seguridad. De esta forma, se garantiza una accesibilidad a los documentos del 99,9% y unas altas condiciones de seguridad.

Evidencias EDICOMLta

Registro de evidencias

Algunas de las evidencias informáticas que quedan registradas y conforman la auditoría de un documento son: evidencia de creación, evidencia de origen, evidencia de modificación, evidencia de borrado, evidencia de descarga…

Gestión documentos EDICOMLta

Gestión de documentos

Archivo electrónico, modificación de documentos, creación de carpetas, filtros de búsqueda, marcador de “favoritos”, relación de documentos, opciones de descarga y compartir...son algunas de las múltiples funcionalidades.

Reaseguramiento EDICOMLta

Reaseguramiento continuo

Sobre los documentos resguardados se aplican de forma recurrente y automática estampas de tiempo emitidas por nuestra Autoridad de Estampado Cronológico, siendo este un método válido y reconocido por las autoridades colombianas para prolongar la integridad de un documento electrónico en el tiempo.

Auditoria documentos EDICOMLta

Auditoría de los documentos

En cualquier momento, se puede solicitar la auditoría de un documento. Este archivo comprimido contiene elementos como las evidencias, firmas o el reporte de validación. Todos los elementos informáticos necesarios para demostrar de forma objetiva la integridad de un documento.

Edicom

Descubriendo EDICOMLta: Administración de la información

Edicom

Descubriendo EDICOMLta: Carga y consulta de documentos

Edicom

Descubriendo EDICOMLta: Auditoría legal de los documentos

Una plataforma certificada internacionalmente

EDICOMLta está certificado para la conservación documentos con garantía de prueba legal ante terceros a nivel internacional. Así por ejemplo, somos Proveedor de Servicios de Confianza acreditado para toda Europa.

Además, contamos con certificaciones locales en regiones donde existen leyes específicas de conservación electrónica como, por ejemplo, la Conservazione Elettronica en Italia o por supuesto, la NOM151 en México.

certifications security edicom

Puntos clave del servicio de almacenamiento electrónico de larga duración

Almacenamiento en base a metadatos que permiten identificar y establecer jerarquías entre los mismos, facilitando una posterior consulta o recuperación de los documentos.

Los archivos electrónicos son conservados bajo condiciones técnicas reguladas por el Artículo 161 del Decreto Nacional 019 de 2012 relativo a las actividades de certificación en Colombia.

El sistema permite recuperar de forma ágil los documentos almacenados. También permite un acceso y descarga del archivo con la auditoria electrónica que certifica la integridad y autenticidad de los datos en el tiempo, para demostrar su validez legal ante terceros.

Los mecanismos de firma proporcionan un sistema de retención de datos con garantías de integridad y autenticidad, las garantías necesarias para que el servicio y los documentos conservados tengan valor de prueba legal.

Las firmas y Estampados Cronológicos de los documentos se someten a procesos de control periódicos con el fin de mantener los atributos de integridad y autenticidad que aportan. Esta auditoría permanente monitoriza las interacciones de cada usuario sobre los documentos custodiados.

EDICOMLta permite integrarse con los sistemas de gestión internos de las empresas o con las soluciones de EDI y Factura Electrónica de EDICOM, automatizando el resguardo y conservación de estos documentos electrónicos.

EDICOMLta permite resguardar el ciclo completo que ha seguido cada documento electrónico. Por ejemplo, en una relación comercial, la factura electrónica se almacenará vinculada a la orden de compra y al aviso de expedición.

La recuperación de todos los lotes de datos es una necesidad a la que se enfrentan las empresas. Por eso EDICOM, garantiza la recuperación y transferencia de todos los documentos archivados y sus evidencias como firmas, estampas de tiempo, registro del ciclo de vida de archivo, registro de eventos…etc.

Los archivos se resguardan bajo un modelo de alta disponibilidad basado en la redundancia de cualquier componente o servicio. Esto se traduce en la disponibilidad de dos CPD (Centro de Procesamiento de Datos) ubicados en diferentes instalaciones físicas y que operan de forma síncrona mediante un replicado permanente de recursos.

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