Plataforma avanzada de factura electrónica para Ecuador
Simplifique la emisión y recepción de todas sus facturas electrónicas en una única solución que se integra con cualquier ERP o sistema contable
Emisión y recepción automatizada
Puede conectar con el 100% de sus partners tanto en la emisión como en la recepción de los comprobantes electrónicos.
Dispersión de los documentos electrónicos
Nuestra solución permite una dispersión con garantía de entrega y trazabilidad de todas sus facturas al 100% de sus clientes con o sin solución tecnológica.
Escalabilidad Internacional
Plataforma que se adapta a los esquemas de factura electrónica de otros países donde su empresa necesite operar comercial, cumpliendo con la fiscalidad vigente.
Solución SaaS para la facturación electrónica en Ecuador
Generación, envío, recepción y almacenamiento del 100% de sus comprobantes electrónicos.
Nuestra solución de factura electrónica para Ecuador permite una gestión 100% integrada con su ERP automatizando todos los procesos de emisión de Comprobantes Electrónicos.
EDICOM, Proveedor Tecnológico especialista en los proyectos de factura electrónica en toda Latinoamérica, despliega soluciones de factura electrónica conforme al sistema de Factura Electrónica en Ecuador.
En tan solo 3 minutos, nuestros especialistas en la Factura Electrónica para Ecuador le cuentan los aspectos más relevantes sobre el sistema, funcionamiento y como podemos ayudarle.
Características del sistema de factura electrónica en Ecuador
En 2014, el Servicio de Rentas Internas del país puso en marcha un cronograma progresivo de adopción de la factura electrónica, que obligaba a determinadas empresas y organismos públicos a sumarse a este sistema. El pasado 29 de noviembre del 2022 en virtud de la RESOLUCIÓN Nro. NAC-DGERCGC22-00000024 de ECUADOR entró en vigor la obligación para los últimos dos millones de personas naturales y empresas afectadas por el esquema de la factura electrónica en Ecuador.
Al inicio, el sistema de factura electrónica implementado por parte del SRI seguía un modelo en línea con validación previa de los comprobantes electrónicos por parte de la administración antes de autorizar a su envío. Desde 2017, solamente está vigente el modelo offline de contingencia contemplado en la Resolución 0079. Con este modelo, se eliminan las claves de contingencia ya que permite una emisión simultánea de los documentos electrónicos hacia el SRI y hacia el receptor. El objetivo es que la autorización se produzca de forma inmediata.
Sistema de validación asíncrona
El sistema de facturación electrónica vigente en Ecuador sigue un esquema de emisión offline, donde los comprobantes electrónicos son enviados concomitantemente al SRI y a los clientes, sin necesidad de una validación previa por parte del SRI. Si los documentos electrónicos cumplen con las especificaciones técnicas, y la firma electrónica es válida, el SRI los autorizará automáticamente permitiendo su dispersión.
Firma digital en Ecuador
En el sistema de factura electrónica en Ecuador, la firma digital aplicada en los documentos es de carácter obligatorio. Se debe firmar bajo el estándar de firma digital de documentos XML: XadES_BES. El certificado debe ser expedido por una de las entidades de certificación calificadas en Ecuador para que el comprobante electrónico generado sea considerado válido por SRI.
Tipos de comprobantes electrónicos
Factura electrónica: Es otra forma de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su autorización por parte del SRI.
Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios: Se emiten por los contribuyentes que requieren justificar un gasto realizado a personas que no poseen RUC.
Notas de crédito: Documentos que emite el SRI para devolver valores de pagos en exceso o indebidos de impuestos, ya sea a personas naturales o jurídicas.
Notas de débito: Se emiten para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán consignar la serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren.
Comprobantes de retención: Documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno.
Guías de remisión: Sirve para sustentar el traslado de bienes desde un destino a otro, como un almacén, bodega o establecimiento y es de uso obligatorio exigido por el SRI.
Estado de autorización de un comprobante electrónico
La Administración Tributaria en Ecuador (SRI) puede devolver varios estados a partir de un comprobante electrónico remitido y en proceso de autorización.
En proceso (PPR): El SRI se encuentra en proceso de validación del comprobante electrónico. El SRI responde con un máximo de 24 horas desde la recepción de este.
Autorizado (AUT): La factura electrónica ha sido validada y autorizada por parte del SRI.
No autorizado (NAT): Estos casos se pueden deberse a varios tipos de error, algún fallo en la estructura del XML, o con la validez de la firma.
Cuando sucede esta situación el contribuyente debe necesariamente corregir los errores detectados en el comprobante y remitirlo nuevamente para finalmente notificar al receptor de la factura electrónico. Este último debe validar el comprobante electrónico en el Portal Web del SRI.
Clave de Acceso Única
Las claves de acceso para la emisión de un comprobante esta compuesta por 49 caracteres numéricos. La solución o sistema para utilizar por el contribuyente emisor debe generar de manera automática la clave de acceso, la misma que otorgará el carácter único a cada uno de los comprobantes y servirá para que el SRI indique si la factura es autorizada o no. En el esquema Off line el número de autorización y el número de la clave de acceso del comprobante electrónico, es el mismo.
Representación impresa del comprobante electrónico
Conocido como RIDE, es la representación impresa de un comprobante electrónico en el sistema de facturación electrónica en Ecuador. Este debe ser emitido mediante un formato amigable, normalmente PDF. Las representaciones impresas de los comprobantes electrónicos deben cumplir con los requisitos del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónicos. En las representaciones impresas el emisor podrá incorporar un código de barras que contenga la clave de acceso u otro código opcional de información que el contribuyente crea importante para sus procesos.
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¿Cómo funciona la factura electrónica en Ecuador?
En Ecuador la facturación electrónica es otra forma de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su autorización por parte del SRI, garantizando la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, ya que incluye en cada comprobante la firma electrónica del emisor.
En el sistema de facturación electrónica definido por el SRI los emisores de comprobantes electrónicos deben estar autorizados, un procedimiento que implica superar satisfactoriamente las pruebas de emisión en dos ambientes.
Ambiente de pruebas
Permite que se realicen pruebas y ajustes necesarios en los sistemas informáticos para la emisión de comprobantes electrónicos, de tal manera que se garantice que la información que será transmitida al SRI cumpla con las especificaciones establecidas por el SRI.
Ambiente de producción
En el ambiente de producción cuando el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro del ambiente de “Pruebas” así como los ajustes necesarios señalados en el párrafo anterior, solicitará su autorización para emitir sus comprobantes en este ambiente.
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Gracias a la solución integrada de la plataforma EDICOM, puede simplificar y automatizar la emisión de sus documentos electrónicos de forma segura.
EXPORTACIÓN DE DATOS
Desde el sistema de gestión contable o ERP del cliente se genera un fichero plano que contiene la información correspondiente a la transacción electrónica. Tomamos estos datos, los convertimos al formato XML 1.0 para los documentos electrónicos.
VALIDACIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA
Previamente a la entrega de los Comprobantes al SRI y receptores, realizamos las validaciones de los XML, y aplicamos la forma electrónica bajo el estándar XadES_BES mediante un certificado expedido por una de las entidades de certificación calificadas en Ecuador.
ENTREGA Y DISPERSIÓN
Se transmite el documento XML al SRI mediante una conectividad segura y directa vía web services. El modelo offline permite que el SRI tome un tiempo máximo de 24 horas para procesar un comprobante electrónico. De forma simultanea se genera la representación impresa del CPE (RIDE). El RIDE y el XML se entregan al receptor vía correo electrónico, a su propia solución de factura electrónica o en un portal web privado que ofrece trazabilidad sobre el estado de su factura electrónica.
INTEGRACIÓN Y ALMACENAMIENTO
Los documentos electrónicos generados del proceso de facturación electrónica validados y autorizados por el SRI se integran de forma automática en su sistema contable o ERP. Adicionalmente, custodiamos con valor de prueba legal en un expediente electrónico único los comprobantes electrónicos y los estatus de autorización emitidos por el SRI.
Solución para la emisión de facturas electrónicas en Ecuador
Automatice la emisión del 100% de sus comprobantes electrónicos llegando a los receptores sin solución tecnológica
Es muy posible que cuente con una comunidad de clientes que no estén preparados tecnológicamente para recibir las facturas electrónicas por medios telemáticos. Con el objetivo de garantizar una dispersión automática de todas sus facturas al 100% de sus clientes, disponemos de soluciones de envío que ponen a disposición del destino la factura en un portal web seguro para su consulta y descarga, y que ofrece una información valiosa sobre el estado en el que se encuentra su comprobante electrónico.
1 | Envío de comprobantes
La plataforma importa los datos de los comprobantes electrónicos y los transforma al esquema XML normado por SRI, incluyendo procesos de firma electrónica obligatoria para garantizar su integridad y autenticidad.
2 | Dispersión de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se publican en el portal web de forma segura y se notifica a los clientes de la disponibilidad de comprobantes electrónicos para ser consultados y descargados.
3 | Monitorización: Control de entrega y lectura
Con nuestra solución Business@Mail, entrega información valiosa sobre estado en el que se encuentra su factura electrónica. Cuando el receptor realiza una acción sobre la factura electrónica (consulta, descarga…etc.) se genera un aviso de confirmación que permite al emisor saber qué facturas han sido consultadas por el cliente y cuáles no.
Integración de todos los comprobantes electrónicos directamente en su ERP
Nuestra plataforma de factura electrónica para Ecuador garantiza la recepción e integración automática de todas las facturas electrónicas en su sistema de gestión de cuentas a pagar o ERP.
Ahorre costos centralizando en una única solución la recepción, validación y contabilización de todos sus comprobantes electrónicos con una solución que se adaptada a las particularidades de sus proveedores y su propio modelo de negocio.
Custodia electrónica legal de todas las facturas electrónicas
La normativa vigente obliga a los contribuyentes a conservar copias de los documentos electrónicos que hayan emitido durante todo el tiempo del plazo de prescripción; es decir, 5 años contados desde el momento de la emisión.
Es obligatorio para emisores y receptores durante el tiempo que establece el estatuto tributario. EDICOM pone a su disposición un sistema de almacenamiento electrónico certificado que garantiza la integridad y autenticidad de los documentos, a través de un entorno web seguro y accesible las 24 horas del día desde cualquier lugar con conexión a internet.
EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) es el servicio de registro, custodia y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos que ofrece EDICOM y que otorga a los documentos las máximas garantías legales a través de un sistema de aplicación de firma digital y sellos de tiempo con recurrencia periódica que aporta evidencias de inalterabilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
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Confíe en EDICOM para implementar una solución de factura electrónica acorde a la legislación vigente de Ecuador y de cualquier país de Latam en el que opere su empresa.
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Expónganos las particularidades de su proyecto y le daremos una respuesta a la medida de sus necesidades tanto a nivel tecnológico como legal. Mientras tanto, aquí le dejamos las preguntas más recurrentes que suelen hacerse las empresas sobre la factura electrónica en Ecuador.
¿Qué documentos pueden emitirse de forma electrónica en el sistema de factura electrónica en Ecuador?
La facturación electrónica es otra forma de emisión de comprobantes de venta que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su autorización por parte del Servicio de Rentas Internas (SRI). Los documentos que pueden emitirse electrónicamente son:
- Facturas.
- Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.
- Notas de crédito.
- Notas de débito.
- Comprobantes de retención.
- Guías de remisión.
¿Cómo me adhiero a facturación electrónica?
Para adherirse al nuevo esquema de emisión de comprobantes electrónicos, los contribuyentes deben presentar su solicitud a través de la página web www.sri.gob.ec en la opción "Facturación Electrónica disponible en "SRI en Línea". Previamente deberá contar con una firma electrónica que puede ser adquirida en cualquier entidad de certificación autorizada en el país. Los contribuyentes pueden solicitar autorización para el Ambiente de Pruebas y posteriormente la autorización para el Ambiente de Producción.
¿Qué es el Ambiente de Pruebas o Certificación en el sistema de factura electrónica en Ecuador?
El Ambiente de Pruebas o Certificación permite revisar el funcionamiento del esquema de emisión electrónica, realizar los ajustes a los sistemas y corregir posibles errores. Los comprobantes que se emitan en este ambiente no tienen validez tributaria. Los contribuyentes pueden hacer uso de este ambiente el tiempo que consideren necesario.
Importante: En el caso del aplicativo gratuito de facturación SRI & Yo en Línea no requiere de la realización de pruebas por lo que todos los comprobantes que se generen en el mismo tienen validez tributaria.
¿Qué es el Ambiente de Producción?
Es el ambiente real donde se procesan los comprobantes electrónicos con validez tributaria.
¿Cómo se solicita autorización para el ambiente de pruebas o certificación?
Para acceder al ambiente de pruebas o certificación de comprobantes electrónicos se deben seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal www.sri.gob.ec con el RUC y clave.
- Ingresar a la opción "Facturación Electrónica".
- Seleccionar "Pruebas"
- Ingresar a "Autorización".
- Clic en “solicitud de emisión”.
- Se visualizará si la solicitud fue aceptada o rechazada.
¿Cuánto tiempo pueden permanecer los contribuyentes en el ambiente de pruebas?
Los contribuyentes pueden hacer uso del ambiente de pruebas el tiempo que consideren necesario, no hay un tiempo límite.
¿Qué opciones para emitir comprobantes electrónicos tienen a su disposición los contribuyentes?
- Facturador electrónico gratuito (herramienta de escritorio para instalación).
- Portal SRI & Yo en línea (aplicativo gratuito en línea).
- Sistemas propios del contribuyente.
¿Qué es el RIDE?
¿El RIDE debe cumplir con algún formato?
¿En qué casos se entrega el RIDE?
- Cuando no sea posible cumplir con la entrega del comprobante de venta a través del correo electrónico del adquirente, receptor, usuario o consumidor.
- Cuando no se identifique al adquirente, receptor, usuario o consumidor;
- Cuando el adquirente, receptor, usuario o consumidor lo requiera; o
- Cuando se trate de liquidaciones de bienes y prestación de servicios.
¿Si el RIDE no contiene el número de autorización? tiene validez tributaria?
No. Si el RIDE no tiene número de autorización o clave de acceso, no tiene validez.
¿Cómo se notifica al receptor un comprobante electrónico?
El emisor puede enviar por diferentes medios electrónicos los archivos (XML + RIDE) del comprobante electrónico:
- Correo electrónico proporcionado por el adquirente receptor o adquirente.
- Solución de factura electrónica del receptor. La mejor opción operativa ya que permite una integración automatizada en el sistema de gestión interna del receptor.
- A través de portales web privados habilitados por un proveedor de servicios para tal propósito.
Cuando el receptor no tenga acceso a ninguna de estas vías el emisor debe imprimir y entregar el RIDE.
¿Cómo se procede cuando se requiere anular las facturas?
La anulación de una factura debe hacerse a través de una nota de crédito, o mediante la opción de Anulación de comprobantes del SRI en Línea.
Dicha solicitud de anulación deberá ser automáticamente notificada vía correo electrónico y buzón fiscal al solicitante y al receptor de la factura.
Si el receptor original del documento no propone ninguna objeción a la anulación, el documento se considerará anulado.
¿Se puede emitir una nota de crédito electrónica respecto de una factura física?
Sí se puede emitir un comprobante electrónico (nota de crédito, nota de débito o comprobante de retención) relacionado con un comprobante físico.
¿Qué comprobantes electrónicos no requieren la confirmación del receptor para anulación?
- Facturas.
- Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios Guías de remisión.
¿En el caso de no haberse realizado la transacción cuánto tiempo tiene el emisor para anular los comprobantes por internet?
Los emisores pueden ingresar la anulación hasta 90 días después de la emisión del comprobante electrónico.
¿Se deben archivar los xml de comprobantes electrónicos?
Sí. Tanto emisor como receptor deben conservar la información de comprobantes electrónicos por 5 años.
Plazos de entrega para la transmisión de los comprobantes electrónicos al SRI de Ecuador
Los comprobantes electrónicos deben ser transmitidos desde el momento mismo de generado el comprobante o hasta dentro de un máximo de 72 horas de haberse generado el mismo, conforme lo establecido en la Resolución NAC-DGERCGC18- 00000233.
Novedades destacadas sobre la facturación electrónica en la Región Andina: Colombia, Perú, Ecuador
EDICOM mantiene un observatorio permanente de la facturación electrónica internacional.
Nuestros expertos en Compliance para la Región Andina les cuentan las novedades y particularidades legales y técnicas de los esquemas de factura electrónica en esta región de Latinoamérica.
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