Solución para la Aprobación de Facturas de Proveedores

Solución global para la aprobación de facturas de proveedores y acreedores con servicios de integración y almacenamiento con valor probatorio

Workflow de Aprobación de Documentos

Desplegamos servicios específicos para el diseño de flujos internos de aprobación de facturas, trazados con las órdenes de compra y avisos de expedición vinculados.

Integración en el Sistema de Cuentas a Pagar

EDICOM desarrolla la tecnología de integración de datos más avanzada para automatizar el registro de todas las facturas aprobadas en su sistema de cuentas a pagar.

Resguardo Electrónico con Valor Probatorio

Almacenamiento de Larga Duración con acreditado por estándares internacionales y nacionales de las facturas recibidas junto a las evidencias de aprobación y los documentos relacionados (órdenes de compra, avisos de entrega, etc.).

 

Servicios para Automatizar su Gestión de Cuentas a Pagar

La solución más avanzada para aprobar e integrar las facturas recibidas.

Nuestros servicios permiten automatizar complemente la integración de las facturas recibidas.

Habilitamos múltiples canales para la recepción de estos documentos, canalizándolos hacia los responsables de su aprobación. 

Los servicios de resguardo electrónico de larga duración (EDICOM Long Term Archivinc) garantizan la custodia de y la integridad de las facturas junto a los documentos vinculados y evidencias de aprobación, otorgando valor probatorio a las transacciones ante requerimiento de terceros. 

  • Soluciones personalizadas para la aprobación de facturas de proveedores y acreedores adaptadas a las características de su organización.

  • Automatice la recepción de todas sus facturas para una plena integración de sus cuentas a pagar. 

  • Digitalice sus procesos integrando al 100% de sus proveedores para reducir tiempos de respuesta y costos operativos. 

Una Solución. Múltiples Beneficios

Recepción y Aprobación de Facturas EDI

Facturas EDI con Trazabilidad y Validación de Datos Clave

Configure sus guías EDI de Facturas

Le ayudamos a definir sus guías EDI y Addendas para garantizar la recepción de facturas con los datos mínimos requeridos debidamente conformados. 

Integración de Pedidos y Avisos de Expedición

Integre en su proyecto de comunicaciones EDI B2B la emisión de órdenes de compra hacia sus proveedores, y la recepción de avisos de expedición para anticipar sus operaciones logísticas.

Validación inicial de Facturas

Las facturas recibidas pueden ser inmediatamente sometidas a validaciones iniciales, descartándose aquellas que no contemplen la información mínima requerida o las inclusión de las addendas requeridas por el receptor.

Conozca nuestras Soluciones EDI Integradas

Flujo interno de aprobación de facturas

Diseño de workflows de aprobación

Diseñe sus flujos internos de aprobación de facturas conforme a la naturaleza de cada documento. Establezca las reglas que determinarán los responsables y pasos a realizar para gestionar cada factura, conforme a su criticidad, importe, o departamento involucrado en su aceptación.

Defina el tipo de aprobación a realizar

Desde sencillos cheks a procesos de mayores garantías como el doble factor de autenticación, la firma electrónica individual, firma mancomunada o firma solidaria. Determine cuál es el sistema más adecuado atendiendo a la criticidad de cada factura recibida. 

Control sobre las evidencias de aprobación

Todas las facturas aprobadas generarán evidencias que serán almacenadas en el servicio de aprobación de documentos electrónicos EDICOM que pueden ser consultadas en cualquier momento ante cualquier discrepancia o requerimiento.

Conozca nuestro Servicio de Aprobación de Documentos Electrónicos

Integración de Facturas en Gestión de Cuentas a Pagar

Data Mapping Service

Las facturas que superen exitosamente el proceso de aprobación, son transferidas al servicio de transformación o mapping multi formato para convertir las estructuras de datos a un formato capaz de ser integrado por su ERP.

Data Integration Service

La Plataforma EDICOM habilita canales de comunicación seguros y dedicados para transferir las interfaces de datos obtenidas en el proceso de transformación a su ecosistema de aplicaciones.

Da igual si su ERP es una aplicación On-Premise o en modo SaaS. EDICOM habilitará los canales requeridos en cada caso para garantizar que los datos de sus facturas son finalmente integrados en sus aplicaciones de gestión.

Servicio de Almacenamiento de Larga Duración

Resguardo con valor probatorio

El Servicio de Almacenamiento de Larga Duración de EDICOM está certificado conforme a los más exigentes estándares internacionales (ISO 14641), nacionales (NOM 151 México, ONAC Colombia) y regionales (eIDAS Europa).

El Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM actúa así como garante de la integridad de los datos almacenados, otorgando veracidad y garantías probatorias sobre la inalterabilidad de los documentos.

Esta característica permite invertir la carga de prueba sobre cualquier factura almacenada en el servicio, por lo que son registros empleables ante cualquier litigio a requerimiento de terceros.

Trazabilidad garantizada

El servicio de almacenamiento aporta valor adicional añadiendo junto a la factura resguardada otros documentos relacionados como órdenes de compra o avisos de expedición que, junto a las evidencias de aprobación, conformen un expediente completo de la vida de la factura almacenada.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOM Long Term Archiving es el servicio específico de almacenamiento del Proveedor de Servicios Confianza EDICOM.

El servicio simplifica las tareas de archivo y recuperación de las facturas recibidas con máximas garantías y control permanente sobre la integridad de los documentos almacenados.

Conozca EDICOMLta

Preguntas Frecuentes

La Plataforma EDICOM es multi estándar.

Tiene capacidad para procesar cualquier formato estructurado EDI (EDIFACT, X12, etc), formatos fiscales (CFDI México, DTE Chile, NF-e Brasil, etc) conforme a la normativa de cualquier país.

La solución de recepción y aprobación de facturas EDICOM cuenta con las funcionalidades necesarias para validar y procesar firmas electrónicas, analizando parámetros como la vigencia de los certificados o el tipo de firma aplicada, a fin de validar que los criterios de firma aplicados son conformes.

Las capacidades multi estándar de la Plataforma EDICOM la habilitan para, una vez reconocido el formato en el que se recibe la factura, identificar y extraer de los segmentos o campos del documento en los que se registra el iD de la orden de compra.

Los anexos o complementos que acompañen a las facturas normadas conforme a la fiscalidad vigente, pueden ser igualmente procesados por la plataforma para extraer cualquier dato comercial que requiera ser integrado en la gestión de cuentas a pagar.

La Plataforma EDICOM está diseñada para procesar flujos completos de intercambio de transacciones.

Las órdenes de compra enviadas a sus proveedores pueden ser emitidas inicialmente por nuestra solución de tal modo que, a la recepción de la factura, es posible correlacionar los datos clave del pedido inicial y de la factura recibida para automatizar las validaciones iniciales de cualquier factura.

Las validaciones a realizar cada vez que se recibe una factura son definidas para cada proyecto en base a sus requerimientos.

Validaciones de carácter sintáctico para verificar que la estructura del documento recibido es conforme, de tipo legal para validar el ajuste de la factura a la fiscalidad vigente, así como validaciones sobre el contenido para detectar la existencia de datos clave debidamente registrados que su organización exija en cada factura recibida.

Tantos como requiera su organización. Según el modelo organizativo de su empresa podrá establecer tantos workflows de aprobación de facturas como requiera, adaptados a las particularidades de cada tipo de documento.

El servicio de aprobación de documentos de EDICOM permite generar múltiples tipos de evidencia. Desde reconocimientos sencillos tipo "check" para los usuarios con permisos específicos, hasta sistemas más complejos y de mayores garantías para identificar a los aprobadores de un documento como el doble factor de autenticación, o incluso firmas electrónicas con certificados reconocidos expedidos a nombre de cada gestor.

Normalmente el periodo legalmente establecido en cada caso. Este tiempo puede ser no obstante adaptado a sus necesidades. Llegado el caso, podrá acceder a servicios específicos para el volcado de todas las facturas y archivado en su red local, antes de su eliminación definitiva de la solución. 

Las facturas originales recibidas son almacenadas en nuestro Servicio de Almacenamiento de Larga Duración junto a las Órdenes de Compra y Avisos de Expedición vinculados.

Adicionalmente, es posible preservar las evidencias de aprobación junto a los documentos, conformando así un expediente completo por cada documento a pagar que es sometido a permanentes auditorías del Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM.

Para aquellos proveedores que no cuenten con soluciones EDI, es posible implementar servicios como el Portal de Proveedores de EDICOM. Este sistema habilita un entorno web seguro para su comunidad de proveedores al que se conectan para visualizar sus órdenes de compra y registrar sus facturas directamente.

Automatice la recepción de todas sus facturas. 

Confíe en nosotros para contar con soluciones de alto rendimiento para el procesamiento de grandes volúmenes de facturas de forma ágil. Soluciones personalizadas y adaptadas a las particularidades de su negocio y empresa. 

Tenemos una solución que se adapta a sus necesidades.

Seguro.

Déjenos sus datos y le contactaremos a la mayor brevedad.

Usa un dominio corporativo

Los datos personales recabados serán utilizados por las empresas del Grupo EDICOM para atender las consultas realizadas y/o gestionar los servicios solicitados. Puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, limitación y portabilidad de sus datos de acuerdo con la dispuesto en la política de privacidad.

Portal de Proveedores

El Portal de Proveedores es la solución de EDICOM para integrar a aquellos partners que no cuentan con soluciones de envío electrónico de datos para hacerle llegar sus facturas por canales EDI.

La solución permite automatizar la recepción de facturas para su posterior aprobación e integración en la gestión de cuentas a pagar, actuando además como un servicio válido para hacer llegar a los proveedores las órdenes de compra previas que serán vinculadas a las facturas recibidas.

1

Integración de pedidos

Las órdenes de compra de su ERP se publican en el Portal de Proveedores al momento de ser registradas.

2

Notificación al proveedor

Los proveedores son notificados con un mail cada vez que reciben una orden en el portal.

3

Acceso al portal

Sus proveedores acceden con su usuario y password al portal para ver sus pedidos, así como desde los links incluidos en las notificaciones.

4

Registro de Facturas

Sus proveedores autogeneran las facturas desde los pedidos recibidos, automatizando en gran parte la emisión de los documentos.

5

Aprobación de Facturas

Las facturas procesadas en el portal son transferidas al servicio de aprobación interna para su validación por los gestores implicados.

6

Integración en cuentas a pagar

Las facturas finalmente aprobadas son integradas en su ERP, automatizando así la gestión de cuentas a pagar.

Gobernanza Corporativa con Proveedores

Transparencia, responsabilidad y seguridad.

Estos son los 3 pilares sobre los que se sustenta la llamada Gobernanza Corporativa, aplicándose muy directamente a las relaciones con proveedores.

Las soluciones de recepción y aprobación de facturas aportan numerosas eficiencias y ahorros de gestión al automatizar gran parte de su tratamiento.

Esta eficiencia se traduce en mínimos tiempos de respuesta al proveedor y fomenta una relación transparente clave para la aplicación de estas políticas.

Aprobación de Facturas Recibidas por e-Mail

Es frecuente que sus proveedores le hagan llegar sus facturas por correo electrónico incorporando ficheros adjuntos como representaciones visuales de las facturas en formato PDF junto a otros archivos como los ficheros XML de las facturas emitidas en distintos países de latinoamérica.

Los adjuntos que acompañan los correos electrónicos pueden ser procesados por la Plataforma EDICOM e integrarse en la gestión de cuentas a pagar, automatizando así la recepción de todas las facturas.

EDICOMNet Mailbox

Recepción de facturas por Mail

EDICOMNet Mailbox

EDICOMNet Mailbox es el servicio que habilita un nodo SMTP en la red de comunicaciones EDICOM para facilitar las recepción de las facturas que sus proveedores le hacen llegar por e-mail, como archivos adjuntos normalmente en formato PDF.

OCR Facturas

OCR de Facturas

Extracción de datos de las facturas recibidas

La extracción de datos clave de los correos, así como de las facturas mediante la aplicación de técnicas OCR, resultan determinante para aplicar reglas de validación. 

  • Número de pedido u orden de compra

  • Importes

  • Códigos de referencia de productos

  • Detalle de descuentos a nivel de línea o totales.

  • Avisos de expedición facturados

  • Etc.

Invoices Workflow

Aprobación de las Facturas Recibidas

Workflow de Aprobación de facturas

Las facturas que tras el proceso de extracción de datos, superen los controles de validación, pasarán a EDICOMSignADoc. Este servicio permite diseñar workflows adaptados a su organización para generar las evidencias de aprobación requeridas que permitan dejar constancia de la aceptación de sus facturas. 

Invoices integration

Integación de facturas

Servición de integración de datos

Las facturas aprobadas son finalmente integradas en el sistema de gestión. Los datos extraídos del cuerpo en el paso 2 son críticos para lograr una automatización del proceso de registro de las facturas en la gestión de cuentas a pagar. 

Déjenos sus datos de contacto, le llamaremos inmediatamente.

Póngase en contacto con uno de nuestros expertos y aclare todas sus dudas sobre nuestras soluciones.

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