10 beneficios que la factura electrónica aporta a tu empresa
La factura electrónica aporta grandes beneficios tanto a empresas emisoras como a receptores. Aunque en última instancia el ahorro de costes es el más destacable, su adopción supone una mejora de la gestión en la actividad conjunta de la empresa. La inversión en soluciones de factura electrónica o e-Invoicing es muy rentable y es la puerta de entrada para el proceso de digitalización de las empresas, fundamental para garantizar su competitividad.
Antes de empezar con los beneficios, una breve pincelada sobre qué es una factura electrónica. La factura electrónica es equivalente a la factura en papel, tiene el mismo valor legal. Para que una factura se considere electrónica debe cumplir tres condiciones:
- Estar construida en un formato electrónico estándar: EDIFACT, FACTURAE, XML, X12...
- Su transmisión debe ser electrónica: Debe partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
- Debe cumplir con los requisitos de integridad y autenticidad. Para lo cual la factura electrónica se somete a diferentes procedimientos como la firma electrónica.
10 beneficios de la factura electrónica:
Ahorro de costes directos
Aporta un ahorro de costes directos por la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
Reducción del impacto medioambiental
El uso de factura electrónica favorece la reducción del impacto medioambiental por la eliminación del papel y de las emisiones del CO2 del transporte.
Automatización e integración en los procesos de recepción
Permite la automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
Incremento de la productividad
Incremento de la productividad del departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas de mayor valor añadido.
Incremento de la eficiencia y eliminación de errores humanos
Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos, como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costes de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago.
Reducción de tiempos de entrega y cobro
La factura electrónica redunda en menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
Mayor seguridad
El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
Almacenamiento ágil, seguro y legal
La factura electrónica requiere un almacenamiento ágil, seguro y legal. Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.
Eliminación del riesgo de pérdida
Se elimina el riesgo de pérdida de documentos físicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.
Puerta de entrada a la digitalización
La factura electrónica es la puerta de entrada a la digitalización de las empresas. Las soluciones de facturación electrónica son escalables. Es decir, una vez implementada la tecnología de intercambio electrónico de datos (EDI- Electronic Data Interchange-), necesaria para generar, enviar y recibir facturas electrónicas, las nuevas aplicaciones a través de nuevos mensajes EDI son múltiples.
Soluciones escalables gracias al EDI
La tecnología EDI permite automatizar la integración de documentos comerciales normalizados en el ERP o Sistema Interno de Gestión. Los principales documentos estandarizados más intercambiados por las empresas son: pedidos (orders), albaranes (advices) y facturas (invoices), convirtiéndose el EDI en una herramienta fundamental para mejorar la gestión. Gracias a la integración de estos documentos se logra establecer la trazabilidad de la mercancía que es la clave para el éxito de las operativas comerciales.
Trabajar con tecnología EDI revierte en una mayor competitividad de los negocios y mejora el servicio con los clientes. Con frecuencia, las grandes empresas no sólo trabajan con soluciones de intercambio electrónico de datos sino que exigen a sus proveedores trabajar con esta tecnología.
Además, la factura electrónica se ha masificado como sistema de facturación y cada vez más su aplicación viene impuesta por la promulgación de leyes, afectando tanto a las relaciones comerciales en el ámbito público como en el privado. En el primer caso destacar la Directiva europea 2014/55 que establece el uso obligatorio de la factura electrónica para los proveedores de la administración pública para los países miembros de la Unión Europea. El objetivo es fomentar el uso de la factura electrónica en el ámbito de la contratación pública y contribuir en el desarrollo del comercio transfronterizo.
En el ámbito B2B son muchos los países que, a través de impulsos legislativos, están promoviendo la masificación de la factura electrónica, especialmente en América Latina, donde la factura electrónica está muy avanzada y es prácticamente obligatoria en gran parte de los países o están en proceso de que hacerlo. Los países más destacados son México, Brasil, Argentina o Chile. En Europa destaca el caso de Italia.
Soluciones de facturación electrónica
EDICOM, proveedor especializado en EDI, ha desarrollado soluciones de factura electrónica globales, capaces de operar en entornos multinacionales y para todo tipo de empresas.
Global EInvoicing Platform es una plataforma que garantiza que las facturas electrónicas cumplen con los principios de:
- Conectividad con los hub de la Administración Pública correspondientes.
- Compliance: la factura electrónica cumplirá siempre con los requisitos técnicos y legales del país en el que se opere.
- Adaptabilidad: La plataforma EDICOM garantiza una adaptación a cualquiera de los sistemas, estándares y protocolos requeridos por un destinatario.
- Trazabilidad: Seguimiento completo del proceso de cobro de las facturas, a través del envío e integración con su solución de los mensajes que informan sobre el estado de las facturas, siempre que la administración pública en cuestión genere los acuses de recibo.
- Consolidación de evidencias. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos y la recepción de los acuses de recibo correspondientes.
- Actualización permanente: A través del Observatorio Internacional de e-Invoicing, EDICOM realiza una gestión activa del conocimiento para mantener permanentemente actualizada su solución a los cambios normativos que se realizan periódicamente en los diferentes países.
¿Cómo trabajar con factura electrónica si sus clientes carecen de este sistema?
La digitalización es heterogénea en el sector empresarial, sin embargo, en el ámbito del intercambio electrónico de datos existen soluciones que permiten trabajar con facturación electrónica, aunque los clientes o parte de ellos carezcan de tecnología EDI.
Es el caso del servicio de publicación de las facturas electrónicas desarrollado por EDICOM: BussinesMail. Se trata de una aplicación para publicar documentos electrónicos en un portal web seguro al que los receptores acceden de forma ágil, segura y gratuita.
También el servicio de portal de proveedores, Partner Web Portal, permite integrar las facturas enviadas por proveedores de la empresa sin soluciones EDI, que normalmente hacen sus envíos vía correo postal, electrónico o por fax. Estos medios impiden integrar automáticamente las facturas a pagar en el sistema de gestión. Gracias a esta solución los proveedores acceden al portal web en los que introducen la factura a través de un sencillo formulario.
Así se logra que las facturas que se han registrado a través del portal queden integradas en el sistema de gestión interno: con un ahorro de costes operativos.
Tanto Bussinesmail como Partner Web Portal permiten continuar funcionando con las ventajas de la tecnología EDI sin cortapisas.
*Los contenidos de esta publicación son solo responsabilidad de EDICOM GROUP y no reflejan necesariamente la opinión de la Unión Europea