Conozca cómo debe expedir factura electrónica de venta y evitar las sanciones de la DIAN
La DIAN, ha iniciado una campaña para la facilitación del cumplimiento de la obligación oficial de exigir y expedir factura electrónica de venta. Dicha obligación, comenzó el pasado 1 de febrero con la entrada en vigor del calendario de implementación para el primer grupo de empresas obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente. Se trata del grupo de empresas identificadas como “Grandes contribuyentes”. A partir de ese momento, las empresas deben tener sus sistemas de P.O.S preparados para expedir factura de venta a los consumidores que lo exijan en sus centros de venta.
La campaña iniciada por la DIAN comenzó el 16 de marzo con alcance nacional y hasta la fecha se han realizado más de 5.662 visitas a responsables de factura electrónica del país. Durante las visitas la DIAN ha detectado una serie de malas prácticas o irregularidades en la expedición de la factura electrónica de venta entre las que destaca algunos de los siguientes ejemplos:
Barreras al consumidor en el punto de venta
Se pregunta al comprador si quiere factura, cuando la obligación legal es expedirla y entregarla en todos los casos. Tenga en cuenta que la factura debe expedirse en el momento de la transacción, independientemente de si el comprador la solicita o no.
Se requiere la participación del consumidor para la emisión de la factura electrónica
En el caso de Grandes Contribuyentes se encontró que, pese a estar obligados desde el pasado 1 de febrero a expedir la factura electrónica en lugar del tiquete del sistema POS, cuando la venta del bien o servicio supere las 5 UVT, esto es, $212.060 (año 2023) sin incluir impuestos, no están entregando la factura y los remiten a un aviso donde indican un correo electrónico para solicitarla.
Se solicita información adicional
Se solicita a los compradores requisitos inexistentes en el artículo 617 del Estatuto Tributario y en la resolución 00042 de 2020, como adjuntar RUT, copia cédula, certificados de cámara de comercio, entre otros, o indicar información diferente de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura electrónica
No se entrega la factura ni documento equivalente en el punto de venta
El comprador debe ingresar a las páginas web y diligenciar y adjuntar información que no corresponde a exigencia de la normativa.
En otros casos, el comprador no recibe la factura electrónica y se le entrega un documento que no es factura, ni documento equivalente, es decir, que no se factura la compra y se le pide que ingrese a una plataforma para descargar la factura electrónica, caso en el cual no se cumple con la obligación de expedir la factura electrónica y entregarla al comprador. Lo anterior conlleva a una posible infracción de normas vigentes sobre la materia.
Otro escenario frecuente es que no se entrega la factura ni documento equivalente y se solicita al comprador que ingrese a “ventas al por mayor”, sin mayores indicaciones. Esto nos lleva a plantear algunos interrogantes: ¿qué sucede si la persona no ingresa?, ¿se expedirá factura electrónica?
Retrasos en la entrega de la factura electrónica de venta
A pesar de encontrarse implementado un modelo de validación previa para la expedición de facturas electrónicas de venta, el servicio informático de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN responde en fracciones de segundo, los compradores reciben sus facturas horas o días después de la compra y en otras ocasiones no las reciben.
Errores en la representación gráfica de la factura electrónica
Los requisitos de la representación gráfica de la factura no cumplen con lo definido en la Resolución 00042 de 2020, pudiéndose mencionar por ejemplo el QR que es ilegible en la mayoría de los casos, o no se relaciona la información del fabricante del software (apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico)
En EDICOM, trabajamos y participamos con la DIAN en los proyectos piloto en cualquier nuevo procedimiento que surge relativo a facturación electrónica. En este sentido, las soluciones que ofrecemos en materia de facturación electrónica en Colombia cumplen con los requerimientos normativos que exige la norma, garantizando que nuestros clientes no incurran en conductas sancionables por la DIAN.
¿Cómo nuestro Portal para la emisión de facturas electrónicas en el punto de venta cumple con la norma?
- Nuestro portal para la Emisión de facturas electrónicas de venta a partir de tickets de caja cumple con la norma ya que se integra con el Software POS y permite la generación de una factura electrónica genérica o nominal, entregándose al adquiriente en el momento de la compra.
- Nuestra solución de Portal de Tickets realiza la declaración de la factura electrónica al sistema de validación previa de la DIAN en el momento de la compra y expedición de la misma al comprador.
- Tan solo en determinados supuestos de fuerza mayor en los que se entrega una factura electrónica genérica, se otorga la opción al comprador de ingresar en un portal web para que ingrese los datos mínimos requeridos (identificación, nombre o razón social y correo electrónico) para obtener una factura electrónica nominal.
- En los casos en los que la compra es inferior a los 5 UVT, nuestra solución esta preparada para la emisión de documento equivalente electrónico siempre y cuando el comprador no solicite una factura electrónica de venta.
En este tipo de relaciones B2C en las que es necesario generar facturas para clientes finales, el Portal de Tickets se conecta con la red de Terminales en el Punto de Venta, para importar los datos de los recibos emitidos en los locales comerciales y tiendas online. La plataforma de EDICOM prepara los datos para que sean facilitados a demanda de los clientes que soliciten una factura, la emite y se la envía por correo.
Webinar Gratuito | Factura Electrónica en el Punto de Venta
Resolvemos todas sus dudas legales y tecnológicas sobre la resolución 001092. También le presentamos nuestra solución de Portal de Tickets para la Emisión de facturas electrónicas de venta a partir de tickets de caja.
