Mensajes EDI en el sector retail: ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV y muchos más

La integración de mensajes EDI estructurados con información clave para garantizar la trazabilidad en la cadena de suministro, como los mensajes DESADV y RECADV, son fundamentales en sectores como el retail  para la logística de la distribución, tanto que cada vez más empresas exigen tener implementados estos documentos a sus proveedores.

Los mensajes EDI en la cadena de suministro

Los mensajes DESADV y RECADV son los más utilizados en la cadena de suministro y ambos favorecen los buenos resultados de las gestiones para proveedores, distribuidores y clientes finales. Junto a otros mensajes como ORDERS, INVOIC o REMADV, etc., ofrecen un flujo de información en tiempo real que incrementa la eficiencia y la productividad en las transacciones comerciales. 

Estos mensajes se emplean en el intercambio electrónico de datos EDI (Electronic Data Interchange) en el ámbito de las relaciones B2B para la administración, comercio y transporte en diferentes sectores y países. Utilizan un formato estándar -UN/EDIFACT-, definido por Naciones Unidas. 

El carácter normalizado del sistema EDI y la estandarización de los documentos permite conectar de forma fluida con cualquier interlocutor e integrar los diversos mensajes intercambiados habitualmente en una relación comercial (órdenes de compra, facturas, informes de inventarios, avisos de expedición, etc.) 

Mensajes más comunes 

En la cadena de abastecimiento, la comunicación fluida entre todos los actores es fundamental para que el producto llegue en tiempo y forma al cliente final. Pero, sin duda, una de las piezas más destacados en todo este proceso es la de la logística. Los operadores y transportistas deben hacer un esfuerzo extra para lograr un intercambio de información óptimo con los proveedores, los distribuidores, las aduanas, los destinatarios finales de la mercancía, etc. Y además, necesitan hacerlo en un tiempo récord y sin que se produzcan errores. Esto explica la elevada penetración en el sector de la tecnología EDI.

• ORDERS: Esta comunicación la emite el cliente y tiene como destinatario el fabricante. Se utiliza para hacer un pedido de productos.
• INSDES: El fabricante emite este mensaje para dar la orden de preparación de un nuevo pedido y lo remite al operador logístico, de modo que pueda prepararse con antelación.
• DESADV: Se trata del mensaje más extendido en el sector de la logística. Por un lado, se emplea para que el operador logístico informe al cliente del aviso de expedición de la mercancía. Por otro lado, el fabricante puede enviarlo al operador logístico para dar aviso de aprovisionamiento en el almacén.
• OSTRPT: Con esta comunicación, el operador logístico reporta al fabricante el estatus del pedido. Gracias a ello, es posible tener constancia en tiempo real de la fase en la que se encuentra el proceso, y realizar estimaciones de tiempo en la cadena de suministro de los productos al cliente final. Es decir, la trazabilidad está garantizada.
• INVOIC: Se denomina así al mensaje electrónico con el que el fabricante envía la factura a su cliente. Con la inclusión de este mensaje en las comunicaciones B2B, se logra reducir notablemente los tiempos de cobro.
• PRICAT: Este mensaje permite al fabricante informar al operador de su catálogo en tiempo real: referencias, características, información logística…todos los datos relevantes permanecen actualizados. De este modo, se logra un alineamiento del maestro de los productos.
• INVRPT: El llamado Inventory Report tiene como objetivo proporcionar información al fabricante sobre la cantidad de producto en stock disponible en el almacén.
• REMADV: El Remittance advice message (REMADV) o aviso de liquidación es un documento EDI que una empresa emite a su proveedor como aviso de cuándo y qué cantidad le va a pagar por el servicio o producto intercambiado.

¿Qué es el DESADV / ASN?

Los grandes distribuidores exigen cada vez más a sus proveedores el uso del mensaje DESADV o ASN, con el objetivo de ampliar la trazabilidad de sus operaciones comerciales y optimizar la cadena logística. Las siglas ASN responden al término inglés Advanced Shipped Notice, que se ha traducido como “aviso anticipado de embarque”. El ASN también se conoce con las siglas DESADV o el término Despatch Advice, cuando se utiliza con el estándar EDIFACT, masificado en otras regiones del mundo y, principalmente, en Europa.

DESADV (Despatch Advice) es el Albarán electrónico o Aviso de Expedición. Es un mensaje en el que se especifican los detalles sobre la mercancía enviada. 

El mensaje DESADV es una notificación de envío con dos funciones principales. Por un lado, verificar que la mercancía que va a ser enviada por el proveedor coincide con la orden de compra realizada por el distribuidor. Por otro lado, informar con antelación al retail de la entrega de las mercancías en su almacén o tienda de forma a que puedan prepararse para la llegada de nuevos productos.

Mediante este mensaje se informa con detalle del contenido del envío de mercancía y datos de interés sobre el mismo. Por ejemplo, incluiría número de artículos, descripción de cada uno, tipo de embalaje, fecha y hora de entrega, etc. También funciona en el caso de devolución de la mercancía.

El mensaje DESADV puede ser tan simple o tan complejo como requiera la operación.

¿Qué es el mensaje RECADV? 

RECADV (Receiving Advice Message) es el aviso de confirmación de recepción del pedido. Sirve para que el operador logístico o distribuidor confirme al fabricante o al proveedor que ha recibido la mercancía y que se corresponde o no con el pedido. Mediante este mensaje se contrasta la información y puede generarse la factura o bien las reclamaciones pertinentes en el caso de que la mercancía entregada no coincida con el pedido inicial. 

El mensaje RECADV incluye datos como:

• Cantidad recibida
• Cantidad aceptada
• Cantidad devuelta o no aceptada y el motivo de devolución

Flujos de trabajo con los mensajes DESADV y RECADV

La mejora de la experiencia de compra del cliente final se ha convertido en el objetivo prioritario del sector de la distribución. Para ello, los principales agentes del sector retail pugnan por optimizar sus procesos. La implementación de los mensajes DESADV y RECADV contribuyen a mejorar dichos procesos en la cadena de distribución, por eso cada vez más distribuidores exigen a sus proveedores estar preparados para trabajar con este sistema y estar alineados con sus estándares de calidad.

La secuencia de los flujos de intercambio de información sería así:

1. El distribuidor ha emitido una orden de compra inicial que el proveedor ha procesado. Cuando la mercancía está preparada para el envío el proveedor emite a su cliente (retailer) el aviso de expedición o mensaje DESADV.
2. El distribuidor recibe el mensaje que gracias a la solución EDI queda integrado en el ERP. Con un vistazo el cliente compara el aviso de expedición con la orden de compra inicial, ya que ambos documentos están trazados y si hay diferencias, quedan patentes. 
3. Si todo está correcto, el cliente emite un aviso de confirmación al proveedor. Los almacenes reciben la información de los nuevos productos que van a llegar, por lo que pueden planificar con antelación la descarga y almacenamiento.
4. Cuando el distribuidor reciba físicamente la mercancía en sus almacenes y la revise envía al proveedor un RECADV con información acerca de la mercancía recibida. Si todo está conforme, el proveedor emitirá la factura. 

Beneficios del DESADV y RECADV para las empresas

Existen unos beneficios generales que tanto proveedores como distribuidores van a adquirir con la implementación de los mensajes DESADV y RECADV:

• Disminución del número de errores gracias a la automatización del flujo de comunicación de la cadena de suministro.
• Optimización de las gestiones gracias a la trazabilidad.  
• Mayor control de las operaciones porque hace posible implementar procesos de validación. Por ejemplo, en el caso del mensaje DESADV, la principal ventaja para los distribuidores es que pueden comprobar en un simple vistazo si la mercancía que van a recibir coincide con su orden de compra (ORDERS). Mediante soluciones EDI ambos documentos quedan trazados, de modo que, ante cualquier discordancia, el cliente recibe un aviso. En el caso de que todo sea correcto se emite el mensaje de conformidad que da luz verde al envío de la mercancía. Para los proveedores, enviar con anticipación el Aviso de Expedición les permite obtener margen de maniobra para subsanar cualquier error en la preparación del pedido, en el caso de que el mensaje de respuesta del distribuidor fuera de no conformidad. Esta verificación anticipada permite reducir los errores en el envío de la mercancía. En el caso de RECADV, con la post facturación se reducen los errores en las facturas que pueden darse por incidencias en el proceso de entrega de la mercancía, y que son detectadas a tiempo gracias al uso de este mensaje EDI donde se indica cualquier alteración del pedido.
• Agilidad de las operaciones. Conocer los tiempos de entrega favorece la planificación para la recepción de la mercancía. El mensaje DESADV puede enviarse también al operador logístico para dar aviso de aprovisionamiento en el almacén. En el caso de mercancías con envío transfronterizo, conocer los tiempos permite agilizar los trámites con aduanas; transitarios, autoridad portuaria, etc.

Otros mensajes EDI en el transporte multimodal

En el entorno del transporte multimodal, el intercambio de mensajes EDIFACT requiere además mensajes específicos que respondan al escenario en concreto. Mediante el Bussines Requeriments Specification (BRS) se documentan los procesos en los que intervienen los diferentes agentes. El BRS es una hoja de ruta que guía el desarrollo de los estándares de acuerdo a las necesidades del transporte de mercancías.

Los mensajes EDI, adaptados al contexto del transporte de mercancías, sirven para intercambiar información en cada una de las fases de la cadena de suministros.

IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking).

Mensaje de reserva en firme. (Firm Booking Message). Es un mensaje de envío único, no requiere confirmación. El agente que realiza la reserva para el servicio de transporte confirma el servicio y da luz verde al transporte. Se entiende como un compromiso del remitente hacia quien realiza el transporte y que pone en marcha la operativa.

IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation) Booking Confirmation.

Mensaje de confirmación de reserva. Este mensaje es enviado por el agente que realiza el transporte o gestiona el servicio de envío de la mercancía al agente que ha solicitado el servicio. La confirmación no necesariamente tiene que ser de aceptación, puede ser de rechazo o pendiente de aceptación.

También puede aplicarse en otros ámbitos de la cadena de suministro como en terminales de contenedores, consignatarios, navieras, depots, entre otros.

IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) Shipping Instructions.

Mensaje de instrucción. Este mensaje es enviado por el agente que ordena el servicio de transporte o expedición de la mercancía. En este mensaje se recogen las instrucciones del envío en las condiciones acordadas con la parte que gestiona el envío. El mensaje de instrucción es el único mensaje que da como resultado el contrato real que puede ser un documento o un contrato.

IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status).

Mensaje de estado del contrato de instrucción. Este mensaje lo envía el agente que realiza el transporte al agente que gestiona el transporte de la mercancía y donde se recogen los detalles, términos y condiciones del servicio. Este mensaje se envía normalmente tras recibir el mensaje de instrucción (IFTMIN).

IFTSTA (Transport Status Message).

Este mensaje aporta información para el seguimiento de las mercancías. Informa sobre el estado del transporte o algún tipo de cambio en el estado del transporte. Puede enviarse como resultado de una solicitud de envío puntual o programada en horario predeterminados.

¿Cómo implementar los mensajes DESADV y REDADV de forma integrada en mi empresa?

Las transacciones EDI se pueden integrar con cualquier ERP o sistema de gestión interno, realizando simplemente algunas adaptaciones de los sistemas. EDICOM ha desarrollado una tecnología EDI ajustada a las necesidades del sector retail. Mediante la solución EDI Integrado en modo SaaS, la plataforma establece conexiones con el ERP, CRM y todas las aplicaciones de gestión que intervienen en el intercambio electrónico de datos con clientes, proveedores, operadores logísticos y cualquier socio involucrado en la cadena de suministro. 

Permite automatizar las transacciones, sin necesidad de modificar los procedimientos internos de trabajo. Estas soluciones están totalmente automatizadas, integrando los datos de los documentos enviados y recibidos con su sistema de gestión.

Una de las mayores ventajas de esta solución es su escalabilidad, por lo que se pueden ir implementando tantos mensajes EDI se requiera conforme a las necesidades de la empresa.