Ventajas del uso del estampado cronológico en sus documentos
La digitalización requiere de nuevos mecanismos que acrediten la veracidad de la información. La firma, la estampa, el cotejo o el registro de entrada de los documentos físicos deben tener la misma validez y respaldo legal cuando se opera en el plano digital. Existen sistemas para preservar la confidencialidad, integridad y autenticidad. El estampado cronológico ofrecido por un proveedor de servicios de confianza es uno de ellos.
El estampado cronológico también llamado sello del tiempo o Timestamping, constata la existencia de unos datos y que no se han alterado durante un periodo de tiempo. Este sistema se enmarca dentro de los prestación de servicios de certificación digital y que en Colombia está regulada en en distintas leyes a destacar: Decreto Ley 0019 de 2012 y en el Decreto reglamentario 333 del 19 de febrero de 2014, así como en la ley 527 de 1999 en sus artículos 2 literal d), artículo 29 y artículo 30 modificado por el Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 42 del decreto 1471 de 2014.
EDICOM Colombia es Entidad de Certificación Digital y Autoridad de Estampado Cronológico acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia proporciona a empresas, comunidades y personas naturales mecanismos adicionales de seguridad para la emisión y conservación de documentos electrónicos que garanticen la integredidad, confidencialidad y no repuedio a través de la aplicación de certificados digitales.
El estampado cronológico es un certificado digital que permite demostrar que unos datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico de tiempo. Garantiza la integridad de los datos donde haya sido aplicado.
Ventajas de aplicar el estampado cronológico
- Proporciona garantías jurídicas. Un estapado cronológico proporciona a los documentos una prueba legal de que han permanecido inalterados desde el momento en que se aplicó este mecanismo de seguridad.
- Integridad. También garantiza la integridad total de un documento archivado, garantizando que su contenido no ha sido modificado o alterado desde el momento en que se aplicó el sello de tiempo.
- Mejora la competitividad de la empresa u organización que los utilizan porque ofrecen seguridad de cara a sus clientes y proveedores.
¿Cómo se aplica el estampado cronológico de tiempo?
EDICOM es Autoridad de Estampado Cronológico de la Entidad de Certificación Digital acreditada por la ONAC.
El estampado cronológico debe cumplir los siguientes requisitos:
- Vincular la fecha y hora con los datos de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificar los datos sin que se detecte.
- Basarse en una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado.
- Haber sido firmada mediante el uso de una firma digital o con un estampado cronológico de la entidad de certificación digital o por cualquier método equivalente.
El procedimiento para solicitar la aplicación del Timestamping sería: presentar el resumen, huella o hash del documento. Una vez recibido, EDICOM aplica el servicio de estampado cronológico como Entidad de Certificación Digital. Añade la firma de EDICOM en calidad de Entidad de Certificación Digital, así como su certificado; y se envía al cliente..
El estampado cronológico tiene muchas aplicaciones
Existen muchas actividades y relaciones tanto en el ámbito privado como público que precisan de este mecanismo de certificación o su aplicación es garantía ante situaciones de controversia.
Mientras que la firma electrónica es un mecanismo de certificación que brinda autenticidad, integridad y no repudio, sin un estampado cronológico del tiempo, el factor de la hora y/o fecha en la que fue firmado el documento no queda legalmente acreditado, así como tampoco se puede asegurar que el documento no haya sido alterado desde que fue presentado a la Autoridad de Sellado de Tiempo.
En cualquier proceso en el que sea clave certificar que unos determinados datos digitales o que un documento existía en un momento dado en la forma en que fue presentada, es donde el estampado cronológico cumple con su función.
Uno de los usos más extendidos de la estampa de tiempo es en el proceso de almacenamiento de las facturas electrónicas. La mayoría de los países exigen el almacenamiento de las facturas electrónica durante un periodo mínimo de tiempo garantizando su integridad y autenticidad, a través de la aplicación de estampados cronológicos.
Por ejemplo, en el caso de la firma de un contrato también es importante dejar constancia a partir de qué momento se generan las obligaciones y derechos contractuales.
Para la protección de la propiedad intelectual, poner la estampa de tiempo en una obra literaria es una garantía en el caso de plagio.
O en el ámbito de las aseguradoras tanto en la contratación de seguros como para respaldar las pruebas periciales en el caso de siniestros. Por ejemplo, acreditar el momento en el cuál se han tomado las fotografías puede ser clave.
