Calendario de implementación para la expedición de los documentos equivalentes generados con sistemas P.O.S

El calendario de implementación alcanza al 100% de los sujetos obligados a expedir factura de venta el próximo 1 de junio

El pasado 1 de julio la DIAN publico la Resolución 1092 de 2022. En dicha resolución se establece el calendario para la exigibilidad del límite máximo de UVT para la expedición del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.

Los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, que opten por expedir en sus operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberán aplicar el límite máximo de cinco (5) UVT, por cada documento sin incluir el importe de ningún impuesto, de acuerdo con el calendario que publicamos a continuación.

Ahora, desde el 1 de junio, ll calendario de implementación alcanza su total cumplimiento alcanzado al último grupo de afectados. El grupo 4, que son los sujetos que no tengan ninguna de las calidades tributarias mencionadas con anterioridad. De esta forma, se completa en su totalidad el calendario y la obligación se extiende al 100% de los comercios físicos y online que expiden tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. y que ahora deberán estar preparados para entregar factura electrónica a los consumidores.

Además, en la reciente Ley Fiscal de 2022, se explica que las compras hechas por medios digitales y factura electrónica tendrán una deducción hasta del 1% de la base fiscal del adquirente o comprador, cumpliendo ciertos otros requisitos que en la misma ley se explican.

En su conjunto, la resolución establece el siguiente calendario para su implementación dependiendo del tipo de contribuyente:

La DIAN realiza jornadas de vigilancia a comercios y profesionales en busca de incumplimientos

Desde la entrada en vigor de la nueva reglamentación de factura electrónica en punto de venta por parte de la DIAN el pasado 1 de febrero, la DIAN, apoyándose en su cuerpo de funcionarios ha venido realizando jornadas de auditoría a comercios y profesionales de distintos sectores en todas las regiones del país, con el objetivo de concienciar tanto a empresarios como a los ciudadanos de las obligaciones y deberes que tienen en materia de facturación electrónica.

Tras más de dos meses de vigilancia e información por parte de la administración, la DIAN ha comenzado a actuar de forma sancionadora con aquellos comercios y profesionales que han recibido denuncia por parte de los consumidores que han tenido problemas para recibir su factura electrónica en tiempo y forma. Cabe recordar que las sanciones pueden oscilar dependiendo de la gravedad y la reiteración, pero quienes no entreguen factura podrán ser sancionados, inicialmente, con el cierre del establecimiento tres días. Si reincide se vuelve a cerrar.

Además, la DIAN ha indicado que estas jornadas se van a realizar de forma periódica en el tiempo y también con el objetivo de contralar e identificar a los comercios que aún no se encuentren habilitados para facturar electrónicamente y poder dar seguimiento para verificar el cumplimiento o abrir expediente sancionador.

Disposiciones de la Resolución 1092 de julio 01 de 2022 DIAN

En su artículo 1 establece un monto máximo aplicable para la expedición del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. A partir de la entrada en vigor del calendario establecido en el artículo 2 de la presente resolución, la expedición del documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no podrá superar el monto máximo de cinco (5) UVT, sin incluir el importe de ningún impuesto, por cada operación de venta y/o prestación de servicio.

Lo anterior, sin perjuicio de que el adquirente del bien y/o del servicio exija la expedición de la factura electrónica de venta, al respectivo sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

En los casos en que la operación de venta y/o prestación de servicios supere las cinco (5) UVT, el sujeto obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta atendiendo las disposiciones especiales que regulan la materia.

Cada primero de enero a partir del año gravable 2024, los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que opten por expedir el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberán ajustar el valor de la UVT aplicable para cumplir con la limitación de los cinco (5) UVT en la expedición de cada tiquete.

Además, en la reciente Ley Fiscal de 2022, se explica que las compras hechas por medios digitales y factura electrónica tendrán una deducción hasta del 1% de la base fiscal del adquirente o comprador, cumpliendo ciertos otros requisitos que en la misma ley se explican. De aquí, que sea muy relevante contar con una solución que permite la generación y entrega de factura por medios electrónicos y a su vez estas se integren en el sistema contable de la empresa.

¿Qué es el sistema P.O.S?

La práctica totalidad de las empresas, sin importar sus dimensiones, tienen implementado algún tipo de sistema de facturación en el punto de venta, con mayor o menor complejidad y funcionalidades, que les permite automatizar y agilizar los procesos de pago en los puntos de venta físicos. La implementación de estas herramientas son necesarias ya que prestan un servicio indispensable para los usuarios y clientes que facilitan la compra de productos o servicios y por supuesto, para las empresas que obtienen una herramienta que les aporta seguridad, control y reducción de errores en la gestión de su contabilidad e ingresos.

Además, este tipo de sistemas, en sus niveles avanzados puede sincronizarse con los almacenes de las tiendas para optimizar la gestión de stocks, o utilizarse como eficaces sistemas de fidelización con los usuarios para implementar acciones de marketing a partir de los datos obtenidos por los usuarios en el momento de la compra.

Requisitos de las facturas electrónicas de venta en sistema POS: Resolución 0042 de 2020

• Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
• Contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Discriminación del impuesto sobre las ventas - IVA, el impuesto Nacional al Consumo y el Impuesta Nacional al Consumo de bolsas plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN.
• Fecha y hora de expedición.
• Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas - IVA y autorretenedor en el impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

¿Cómo afecta la resolución 1092 de la DIAN en la declaración de impuestos?

La legislación actual es clara en cuanto al documento equivalente o P.O.S, y explicita que no puede tener en cuenta para deducciones de la base gravable del comprador, si en cambio del vendedor.

Sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva normativa que habilita la obligación de expedición de factura electrónica de venta en las compras superiores a 5 UVT, e incluso, un adquiriente podrá solicitar la expedición de la factura electrónica en aquellas compras inferiores a 5 UVT en lugar de un documento P.O.S.

En definitiva, a partir de la nueva Resolución 1092 de la DIAN los compradores si van a poder utilizar la factura electrónica para deducciones en relación con su base gravable. Además, en la reciente Ley Fiscal de 2022, se explica que las compras hechas por medios digitales y factura electrónica tendrán una deducción hasta del 1% de la base fiscal del adquirente o comprador.

Portal de Tickets para la emisión de facturas electrónicas a partir de tickets de caja

Con esta solución un cliente de un comercio tanto físico como online puede generar de forma autónoma su factura después de su compra y que esta sea integrada en el sistema de gestión de la empresa.

En este tipo de relaciones B2C en las que es necesario generar facturas para clientes finales, el Portal de Tickets se conecta con la red de Terminales en el Punto de Venta, para importar los datos de los recibos emitidos en los locales comerciales y tiendas online. La plataforma de EDICOM prepara los datos para que sean facilitados a demanda de los clientes que soliciten una factura, la emite y se la envía por correo.

Algunas de las principales ventajas del Portal de Tickets

• Optimización del proceso de emisión de tickets: Delegue al cliente final la tarea de completar la información y solicitar el comprobante a través de un portal web cuando lo requiera.
• Rapidez en la integración de los datos: Consiga que los datos sean transferidos por la plataforma de EDICOM al instante para poder integrarlos en el sistema de gestión y enviar la factura al cliente.
• Personalización corporativa del Portal de Tickets: Implemente ajustes con logos o colores corporativos en el Portal de Tickets para aportar una experiencia de marca coherente y satisfactoria.

Webinar Gratuito | Factura Electrónica en el Punto de Venta

Seguramente, su empresa esté afectada por la obligación de expedición de factura electrónica a los compradores que la soliciten en sus establecimientos.

Resolvemos todas sus dudas legales y tecnológicas sobre la resolución 001092. También le presentamos nuestra solución de Portal de Tickets para la Emisión de facturas electrónicas de venta a partir de tickets de caja.

En tan solo 20 minutos sabrá como cumplir con la obligación.

¿Qué es el documento equivalente electrónico?

Un documento equivalente es un documento usado como soporte de venta, y es el equivalente a factura de venta. Su uso está pensado y restringido para determinados sectores con características fiscales especiales que precisan también en muchos casos de la configuración de una factura con algunas características especiales.

Ahora con el nuevo proyecto de resolución y la expedición del anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, este documento cobra mayor relevancia en el sistema de facturación electrónica de Colombia ya que deberán implementarse de forma electrónica de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, conforme se indica en los artículos 46 y 47 de esta resolución, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo el siguiente calendario:

Proveedor Tecnológico Autorizado en Colombia y toda Latinoamérica

EDICOM ofrece todas las garantías de un proveedor tecnológico certificado habiendo superado los requerimientos de la DIAN en materia de facturación electrónica.

Adicionalmente, contamos con un observatorio de factura electrónica que mantiene contacto permanente con las autoridades tributarias en los países donde tenemos proyectos de factura electrónica activos para actualizar en tiempo y forma su plataforma de Factura Electrónica en conformidad a las actualizaciones técnicas y normativas que suceden, como es el caso de la Resolución 1092 de julio 01 de 2022 DIAN.

Nuestro estrecho contacto con las autoridades tributarias como por ejemplo la DIAN, se muestra en el reciente proyecto piloto relativo al POS en el que participamos y superamos o en el que actualmente nos encontramos en proceso de evaluación relativo a los servicios públicos domiciliarios (SPD) que conforme al último anexo técnico pasarán a declararse por medio del documento equivalente electrónico.

Solución centralizada de compliance para Colombia EDICOM

EDICOM, Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN , despliega soluciones de factura electrónica en modo SaaS conforme al sistema de Factura Electrónica en Colombia, adaptadas sus necesidades técnicas para la integración con sus sistemas de información tales como aplicaciones de facturación o gestión de cuentas a pagar.

Con un partner tecnológico como EDICOM, puede centralizar en una única solución de compliance para Colombia todas las necesidades que en materia de fiscalidad existen en el país en la actualidad.

• Solución de factura electrónica: Con nuestra solución puede automatizar el proceso de creación y dispersión de las facturas electrónicas desde su ERP y en tiempo real, eliminando por completo el papel en su empresa y acortando tiempos de respuesta en la gestión de cobro y/o pago a proveedores.
• Solución de Nómina Electrónica: Resuelva la gestión de nóminas electrónicas de principio a fin con una solución automática e integrada para gestionar el proyecto desde la toma de datos hasta el envío al empleado o destinatario de su nómina.
• Solución de factoring para RADIAN: EDICOM facilita la generación, transmisión, entrega y registro de los eventos en RADIAN de forma integrada y automática, y todo centralizado en nuestra solución de Factura Electrónica autorizada por la DIAN.
• Solución para el documento de soporte de pago: A través de la solución desarrollada por EDICOM los contribuyentes que realicen adquisiciones a proveedores no obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, podrán generar el documento soporte electrónico de forma manual o integrada con su sistema de gestión contable y transmitirlo a la DIAN para su validación.