Compliance as a Service (CaaS): una solución necesaria en las grandes empresas colombianas

El término "compliance" se refiere al cumplimiento de las leyes, regulaciones y normativas aplicables en una empresa u organización. Es una función vital para garantizar que las empresas actúen de manera ética, legal y responsable, evitando así riesgos legales y financieros. El compliance no es algo nuevo. Nació principalmente en el mundo anglosajón y ligado al ámbito financiero debido a la enorme cantidad de normativas que tenían que cumplir esas empresas. Sin embargo, hoy en día se ha extendido a todos los sectores productivos a causa de la globalización.

El Compliance en Colombia y la importancia de la factura electrónica

En Colombia, el concepto de compliance ha cobrado mayor relevancia en los últimos años debido a la necesidad de promover la transparencia y prevenir la corrupción en el sector empresarial. De esta forma, han surgido en Colombia iniciativas promovidas por la DIAN como por ejemplo la factura electrónica aplicada a todos los ámbitos productivos como herramienta para el control fiscal de las empresas.

Estas son algunas de las áreas donde el Compliance ha ganado importancia en Colombia fruto del impulso y medidas de control de la DIAN:

1. Leyes Anticorrupción: Colombia cuenta con una serie de leyes y normas que buscan prevenir la corrupción y promover la integridad en los negocios. El cumplimiento de estas leyes es fundamental para evitar posibles sanciones y daños a la reputación de la empresa.
2. Lavado de Activos: Las empresas deben implementar controles para evitar que sus operaciones sean utilizadas para actividades ilícitas, como el lavado de dinero.
3. Protección de Datos Personales: Es importante que las empresas manejen adecuadamente la información personal de sus clientes y empleados, cumpliendo con la ley de protección de datos personales de Colombia.
4. Competencia y libre competencia: Las empresas deben respetar las normas de competencia y evitar prácticas anticompetitivas.
5. Medio Ambiente y Sostenibilidad: El cumplimiento de las regulaciones ambientales es crucial para minimizar el impacto negativo de las operaciones empresariales en el medio ambiente.

Desde la implementación de la facturación electrónica en el año 2019 de forma obligatoria en el país, el cumplimiento normativo en este aspecto se ha vuelto fundamental para las empresas que deben emitir y recibir facturas electrónicas de manera adecuada.

En resumen, el cumplimiento y la factura electrónica en Colombia están estrechamente relacionados debido a la importancia de seguir las regulaciones y requerimientos establecidos por la DIAN en el proceso de emisión, recepción y conservación de facturas electrónicas. Las empresas deben asegurarse de adoptar y mantener procesos de compliance adecuados en relación con la facturación electrónica para evitar problemas legales y sanciones y para facilitar una gestión financiera transparente y eficiente.

Algunas formas en las que el compliance y la factura electrónica están relacionados en Colombia:

• Cumplimiento Tributario: La facturación electrónica es una herramienta clave para garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Las empresas deben asegurarse de que sus facturas electrónicas cumplan con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN. Esto incluye la inclusión de la información requerida en las facturas, la firma digital, y la emisión y reporte oportuno de las mismas.
• Conservación y Respaldo de Documentos: Las empresas están obligadas a conservar las facturas electrónicas y los documentos relacionados durante un período determinado de tiempo establecido por la DIAN. El cumplimiento adecuado de estas disposiciones garantiza que la empresa esté preparada para cualquier auditoría o solicitud de información por parte de las autoridades tributarias.
• Verificación de Autenticidad e Integridad: Tanto los emisores como los receptores de facturas electrónicas deben verificar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos recibidos. Ello implica asegurarse de que la factura haya sido emitida por un emisor autorizado y que no haya sido alterada desde su emisión.
• Facturación Electrónica como Medida Antifraude: La adopción de la factura electrónica en Colombia también ha sido una medida para combatir la evasión fiscal y la falsificación de documentos. El cumplimiento adecuado del uso de la factura electrónica contribuye a la transparencia y la trazabilidad de las operaciones comerciales.
• Integración con Sistemas de Contabilidad y Software de Gestión: Las empresas deben asegurarse de que su software de facturación electrónica se integre adecuadamente con sus sistemas de contabilidad y gestión. Esto facilita la generación de informes precisos y actualizados, lo que es esencial para el cumplimiento normativo.

Por todos estos motivos, el Compliance as a Service (CaaS) cobra tanta relevancia para las grandes empresas colombianas ya que se trata de una solución en la nube para cumplir con los requisitos legales y técnicos que implican las diferentes regulaciones de las transacciones electrónicas a nivel global.

El ecosistema empresarial es cada día más complejo. Las compañías han pasado a operar en un entorno global con un marco legislativo amplio y fragmentado, que obedece a un control exhaustivo en muchos casos. Con este escenario, el compliance ha adquirido una gran importancia en las organizaciones.

¿Por qué elegir Compliance as a Service (CaaS)?

Actualmente, el cumplimiento normativo está directamente relacionado con la tecnología. Las empresas de todo el mundo se encuentran en pleno proceso de transformación digital, una evolución que lleva al uso de herramientas tecnológicas en los distintos niveles operativos de las compañías.

El Compliance as a Service (CaaS) es un servicio que permite a las organizaciones externalizar y automatizar su cumplimiento normativo (fiscal, comercial, etc.). Esto implica que el proveedor de Compliance se encarga de manejar y asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones y normativas aplicables a su industria. De este modo se busca reducir la carga de trabajo de las compañías, minimizar los costes económicos y, sobre todo, simplificar de algún modo las exigencias del compliance.

Tradicionalmente este servicio ha sido muy demandado en sectores altamente regulados como el farmacéutico, la banca o las finanzas. Pero actualmente, cualquier empresa que opera en un mercado global es susceptible de necesitar cumplir con requisitos reglamentarios. 

Gracias a la tecnología, el servicio compliance se integra en las gestiones de la compañía de forma automatizada. Implementar soluciones de CaaS requiere un determinado nivel de digitalización de las empresas, pero el ahorro de costes que supone la optimización de los procesos y la mejora de la eficiencia, así como la ventaja de escalar soluciones, hace que merezca la pena contemplar el servicio CaaS en el marco de una estrategia digital más amplia. 

Beneficios de externalizar el cumplimiento normativo con CaaS

• Eliminar los riesgos de incumplimiento regulatorio en las transacciones electrónicas (multas, sanciones, requerimientos) que conllevan gastos económicos, de tiempo, de recursos, así como consecuencias en la reputación de la empresa. 
• Estar al día en las actualizaciones de requisitos legales y técnicos. 
• Reducción de costes de gestión al externalizar un servicio especializado que requiere capacidad continua de respuesta a los cambios para estar alineados con la regulación.
• Centrar los recursos en los objetivos estratégicos de la compañía.
• Rápida adaptación a nuevos mercados.
• Asesoramiento especializado para abordar nuevos proyectos.
• Actualización constante de los servicios en la nube.

Enfoque proactivo vs. reactivo en el cumplimiento normativo

La complejidad de operar en un mercado global tan fragmentado en cuanto a regulaciones incrementa los riesgos de incumplimiento fiscal, quiebros de seguridad, etc.  Esto conlleva la necesidad de adelantarse e identificar proactivamente los cambios y necesidades para ser una organización compliance. 

Una estrategia proactiva supone inventariar el cumplimiento, así como los riesgos de incumplimiento para abordar con garantías nuevos proyectos. Contar con un socio estratégico para garantizar el compliance internacional en todas las transacciones electrónica permite a las organizaciones operar con seguridad.

Compliance as a Service y su relación con la factura electrónica

El cumplimiento de requerimientos legales de factura electrónica y reportes de IVA electrónicos es uno de los aspectos que suelen dejarse en manos del Compliance as a Service, ya que pueden ser tareas difíciles de asumir internamente. De esta forma, a través de consultoras y proveedores tecnológicos, se delegan las tareas de monitorización y revisión de normativas nuevas o actualizadas para garantizar el cumplimiento de la legislación. 

En los últimos años, los sistemas de facturación electrónica han pasado a ser obligatorios en multitud de países de todo el mundo y existen en la actualidad legislaciones vigentes en fase de implementación. Sin embargo, los requisitos para emitir correctamente este documento varían de un lugar a otro: distintos estándares, formatos, plazos de declaración, mecanismos de seguridad, etc. El resultado es una creciente demanda de soluciones CaaS entre las empresas.

La relación entre el CaaS y la factura electrónica radica en que el cumplimiento normativo puede incluir aspectos relacionados con la emisión y gestión de facturas electrónicas. En muchos países, las empresas están obligadas a cumplir con ciertos requisitos y regulaciones específicas para la emisión de facturas electrónicas, como utilizar un formato específico, incluir ciertos datos obligatorios y utilizar firmas digitales o certificados de seguridad.

En este contexto, un proveedor de CaaS puede ofrecer servicios relacionados con la implementación y gestión de la factura electrónica como parte de su oferta de cumplimiento normativo. Esto puede incluir la configuración de sistemas y herramientas de facturación electrónica, la integración con los sistemas existentes de la empresa, el aseguramiento del cumplimiento de los requisitos legales y fiscales, y la generación de reportes y archivos necesarios para las autoridades fiscales.

Gracias al CaaS, se externaliza la gestión del cumplimiento normativo. CaaS proporciona a las empresas la capacidad de gestionar sus esfuerzos de cumplimiento de principio a fin, automatizando los procesos y la gestión de la información relacionada con el cumplimiento normativo. Esto implica la recopilación, almacenamiento y análisis de datos relevantes para el cumplimiento, como políticas, procedimientos, informes, evidencias de auditorías, entre otros. Al centralizar y organizar esta información, el CaaS facilita su acceso y consulta, lo que agiliza la toma de decisiones y la respuesta a requerimientos normativos.

En resumen, gracias al Cumplimiento como Servicio (CaaS), las empresas pueden externalizar la gestión del cumplimiento normativo, lo que les permite contar con expertos especializados y aprovechar soluciones tecnológicas para automatizar procesos y gestionar la información de manera eficiente. Esto no solo contribuye a reducir costos y mejorar la eficiencia, sino que también ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables.