Conservación y digitalización de documentos electrónicos en Colombia

Almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio: ¿En qué consiste? 

El almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio se distingue como una práctica certificada destinada a preservar documentos digitales de manera confiable a lo largo del tiempo. En el contexto del mercado colombiano, este servicio de conservación electrónica emerge como una herramienta esencial para garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de una amplia variedad de documentos almacenados.

En un mercado colombiano en constante evolución, la adopción de prácticas avanzadas de gestión documental, respaldadas por servicios de almacenamiento electrónico con valor probatorio, no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la confianza en la validez y seguridad de los documentos digitales. Este enfoque proactivo hacia la conservación electrónica contribuye significativamente a la transparencia y cumplimiento normativo en el entorno empresarial colombiano.

Conforme a los estándares de seguridad más rigurosos, esta solución asegura que los documentos electrónicos se mantengan inalterados y accesibles, cumpliendo así con los requisitos legales y normativos de Colombia. Ya sean contratos, facturas, registros legales o cualquier otro tipo de archivo digital, la plataforma de almacenamiento de larga duración no solo ofrece una salvaguarda efectiva contra posibles pérdidas de datos, sino que también valida la validez jurídica de dichos documentos en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y normativo.

Conservación y digitalización de mensajes de datos electrónicos bajo la normativa del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC)

La conservación y digitalización de mensajes de datos electrónicos en el marco normativo colombiano desempeñan un papel central en la gestión eficiente de la documentación electrónica, siendo imperativo para el cumplimiento legal y la seguridad jurídica. Conforme a las directrices establecidas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), las empresas están obligadas a implementar prácticas de conservación que garanticen no solo la integridad y autenticidad de los mensajes de datos, sino que también cumplan con estándares rigurosos en materia de certificación digital.

La normativa colombiana, expresada en decretos como el Nacional 019 de 2012, prescribe pautas específicas para la certificación y conservación de mensajes de datos electrónicos. La adopción de mecanismos como la Firma Digital y el Estampado Cronológico emerge como un requisito esencial, respaldando la validez legal de la documentación electrónica a lo largo del tiempo. Estas medidas, además de asegurar la conformidad con las leyes vigentes, establecen una base robusta para la preservación de la integridad y autenticidad de los registros digitales.

En este contexto, las soluciones tecnológicas avanzadas desempeñan un papel crucial al facilitar la digitalización y conservación de mensajes de datos electrónicos. Empresas, como EDICOM, se destacan al ofrecer servicios que no solo cumplen con los requisitos normativos, sino que también proporcionan un entorno seguro y accesible para la gestión eficaz de documentos digitales. La adopción de estas prácticas no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también potencia la eficiencia operativa y la confiabilidad de la documentación electrónica en el entorno empresarial colombiano.

¿Cómo funciona el servicio para la conservación de mensajes de datos como Entidad de Certificación Digital en Colombia? 

El servicio de conservación de mensajes de datos, desempeñado por una Entidad de Certificación Digital en Colombia, como EDICOM, opera dentro de un marco normativo y tecnológico altamente especializado. Sus principales funciones serían las siguientes:

1.    Acreditación y Conformidad Normativa:
La entidad se somete a un proceso de acreditación riguroso, obteniendo la aprobación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Este proceso asegura la adhesión a los estándares establecidos en la normativa colombiana, particularmente aquella delineada en el Decreto Nacional 019 de 2012, que rige las actividades de certificación digital.

En EDICOM estamos certificados por la DIAN como Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica y también como Entidad de Certificación Digital acreditada por ONAC.

2.    Identificación Electrónica y Mecanismos de Seguridad:
La aplicación de mecanismos avanzados de identificación electrónica, como la firma digital y el Estampado Cronológico, constituye un elemento central. Estos protocolos no solo certifican la autenticidad del documento electrónico, sino que también registran de manera inequívoca la fecha y hora exactas de su creación o modificación.

3.    Registro y Custodia Segura:
La recepción de documentos electrónicos inicia el proceso de registro y custodia en un entorno digital altamente seguro. Se garantiza la integridad de la información a través de la aplicación de medidas robustas de seguridad. Se almacenan metadatos esenciales y detalles de identificación para su posterior referencia y verificación.

4.    Accesibilidad y Consulta:
La interfaz de usuario proporciona un acceso seguro y continuo las 24 horas del día a través de un entorno web. Esta facilidad de acceso permite a los usuarios consultar y gestionar sus documentos electrónicos desde cualquier ubicación con conectividad a internet, manteniendo la integridad de los archivos.

5.    Cumplimiento a Largo Plazo:
La plataforma implementa estrategias específicas para garantizar el cumplimiento a largo plazo, evitando la alteración no autorizada de documentos a lo largo del tiempo. Estas medidas son fundamentales para sostener la confiabilidad y la validez jurídica continua de los registros electrónicos almacenados.

EDICOM Long-Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) destaca como el servicio integral de registro, custodia y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos proporcionado por EDICOM Colombia, entidad respaldada por la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) como Entidad de Certificación Digital.

Este servicio se distingue por la implementación de avanzados mecanismos de identificación electrónica, entre los que se incluyen servicios de firma y el Estampado Cronológico. Estos protocolos están cuidadosamente alineados con las disposiciones del Artículo 161 del Decreto Nacional 019 de 2012, el cual regula las actividades de certificación en Colombia.

La aplicación meticulosa de estos mecanismos asegura no solo la conformidad con las normativas colombianas, sino también la preservación inalterable de la integridad y autenticidad de los archivos a lo largo del tiempo. Al cumplir con estos estándares, EDICOMLta se posiciona como una solución confiable y segura para la gestión a largo plazo de documentos electrónicos, ofreciendo a las empresas la tranquilidad de contar con un servicio que no solo cumple con los requisitos normativos sino que también garantiza la validez jurídica de sus archivos en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. 

EDICOMLta es una plataforma certificada para el resguardo de documentos electrónicos durante el periodo de tiempo que requieran las compañías o determine la legislación. Puede almacenar cualquier tipo de documento y en cualquier formato. 

Esta plataforma garantiza la disponibilidad, la integridad, la autenticidad y a seguridad de los documentos almacenados. Para ello, asegura el acceso permanente y la recuperación de la totalidad de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permite demostrar la integridad de los documentos conservados digitalmente desde una perspectiva legal. Una evidencia informática es un fichero que justifica con validez jurídica una operación realizada sobre un documento.
 

“EDICOMLta es una solución certificada de almacenamiento electrónico que preserva los documentos manteniendo su integridad y autenticidad a lo largo del tiempo.”

El papel activo de EDICOM como prestador cualificado de servicios de confianza implica la realización de auditorías continuas sobre los registros archivados, conforme a normas internacionales (XSADEsLT e ISO14641) y regulaciones locales cuando corresponda. Todo ello con el objetivo de otorgar a los documentos preservados la categoría de originales electrónicos con carga probatoria, lo que los hace válidos ante terceros y autoridades.

Ventajas de EDICOMLta 

• Integridad y autenticidad: EDICOM implementa sistemas de firma cualificada y de sello electrónicos de tiempo cualificado (timestamp), que cumplen tanto con los requerimientos establecidos por la ONAC para los servicios cualificados de confianza, como con los requerimientos establecidos por la ley italiana para la conservación digital a norma.
• Consulta y trazabilidad: Todos los documentos electrónicos se clasifican y tipifican en la plataforma en base a metadatos. Estos metadatos permiten definir la trazabilidad entre los documentos y facilitan la consulta y recuperación inmediata dentro de la plataforma.
• Jerarquización de los documentos: EDICOMLta permite preservar el ciclo completo seguido por cada documento electrónico.
• Archivo legal: Los archivos electrónicos se almacenan en el Data Processing Center (DPC) de EDICOM bajo estrictas medidas de seguridad. 
• Auditoría del documento: Las firmas y sellos electrónicos de los documentos se someten a controles periódicos con el fin de mantener los atributos de integridad y autenticidad.
• Accesibilidad y gestión: EDICOMLta permite la integración con los sistemas de gestión internos de las empresas (ERP, CRM o SCM, entre otros) o con las soluciones de EDI y Factura Electrónica de EDICOM, lo que automatiza la conservación de estos documentos electrónicos.
• Redundancia: EDICOM almacena los archivos electrónicos en dos DPC de forma redundante para aumentar la seguridad y grantizar una disponibilidad de servicio del 99,9%.