El Ministerio de Trabajo recomienda la firma digital en los contratos laborales
La mayor parte de países están inmersos en una digitalización que les obliga a adaptar sus procesos. Un ejemplo de ello es la reciente publicación del Ministerio de Trabajo de Colombia, mediante decreto, que regula el uso de la firma electrónica en los contratos laborales.
En el ámbito profesional, el uso de la tecnología se está imponiendo a los métodos tradicionales y, conforme pasan los años, tanto empresas como personas se ven obligadas a adaptarse a la virtualidad y los trámites no presenciales.
La implementación de las nóminas electrónicas y otros procedimientos como firmar un documento digitalmente están normalizándose en las empresas.
El Informe de la Encuesta de Transformación Digital de 2019, que realizó la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), nos reveló que 6 de cada 10 empresas ya tienen una estrategia de Transformación Digital.
Exactamente, el 63,5% frente al 25,1% que la tenían en 2016. Por tanto, hubo un incremento del 152% en tres años.
Y todos los indicadores muestran que en 2020 esta cifra ha aumentado de manera significativa.
El pasado año, fruto de la situación excepcional que provocó la emergencia sanitaria, Colombia dio pasos importantes en su digitalización como país, y se adelantó en cinco o seis años a las expectativas anteriores a la pandemia.
Bruce Mac Master, presidente de la ANDI, afirmó que “2021 debe ser el año de la consolidación de la Transformación Digital. El gran salto en habilidades digitales de los colombianos por cuenta de la pandemia es definitivamente un reto y a la vez una oportunidad para la educación, el Gobierno y por supuesto las empresas”.
Por todo ello, algunos procesos electrónicos, como la firma digitalizada en los contratos de trabajo están cobrando mayor relevancia.
Todas las partes coinciden en que la implementación de la firma electrónica repercutirá de manera positiva en las transacciones laborales.
De hecho, firmar digitalmente un documento implica un cambio de paradigma, al que tanto personas como instituciones públicas y empresas se están adaptando con normalidad.
Marco legal de la firma electrónica en Colombia
En el mes de mayo, el Ministerio de Trabajo de Colombia expidió el Decreto 526 de 2021, mediante el cual se regula la firma electrónica en los contratos de trabajo.
En el citado decreto se establece que la firma digital puede ser utilizada para la suscripción del contrato individual de trabajo, por cualquiera de las partes o por ambas, en alguna de las modalidades permitidas.
En realidad, recomienda que el contrato de trabajo se celebre y suscriba en formato digital y mediante firma electrónica, con el objetivo de brindar seguridad jurídica, celeridad y economía.
Esta nueva publicación determina que un contrato de trabajo se entenderá firmado por el empleador y trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o firma digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015 o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan.
La firma electrónica tendrá los mismos efectos que la manuscrita, siempre que cumpla los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3 del Decreto 1074 de 2015.
Por otro lado, indica que el empleador, si opta por dicho mecanismo, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para su uso, mediante desarrollos tecnológicos propios o de terceros.
Adicionalmente, los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
El empleador debe suministrar el contrato firmado online al trabajador, a través de un medio electrónico autorizado por éste. Además, debe garantizarle que pueda acceder al documento firmado digitalmente cuando desee.
El decreto establece tres requisitos para el uso de la firma electrónica:
- La vigencia de la firma digital se ajustará a la misma del contrato y sus correspondientes modificaciones.
- Este formato no supondrá ningún costo para el trabajador, y será el empleador el que asuma el pago íntegro de los gastos que genere.
- El uso de la firma virtual online será exclusivo para la relación laboral, manteniendo su validez, eficacia y fuerza probatoria incluso después de haber finalizado.
Señala que el mecanismo que se utilice para la firma electrónica debe cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto 1074 de 2015 o norma que lo modifique, complemente o sustituya.
En consecuencia, este marco legal abre una nueva vía para rubricar los acuerdos entre empresario y trabajador, manteniendo las mismas garantías jurídicas.
Beneficios de la firma electrónica en contratos laborales
El nuevo Decreto publicado por el Ministerio de Trabajo de Colombia permite a las empresas aprovecharse de las ventajas de usar la tecnología en el ámbito profesional.
Nadie duda de que la firma electrónica online de los contratos laborales implica beneficios para todas las partes, Gobierno, empresas y trabajadores.
Veamos algunos de ellos.
Validez Legal
Al estar regulado mediante decreto se disipan todas las dudas sobre su validez legal, y acelera el avance de la digitalización en el ámbito del trabajo, añadiendo un trámite más a los que ya estaban implementados.
Ahora, la firma digital en contratos laborales es equivalente a la firma tradicional, la manuscrita, y está regulado por el Gobierno de la nación.
Seguridad y garantía
Ante el creciente ritmo de la digitalización en el entorno laboral, las empresas se ven obligadas a implementar mecanismos de seguridad en sus procesos, y evitar situaciones indeseadas que les perjudiquen.
En este sentido, la firma electrónica es uno de los sistemas que más confianza suscita.
Esto se debe a que permite garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad y no repudio de los documentos comerciales.
- Integridad: asegura la inalterabilidad de un documento durante el proceso de firma.
- Autenticidad: avala la identidad de la persona firmante.
- Confidencialidad: el documento sólo es accesible para las personas autorizadas.
- No repudio: una vez firmado el documento no puede rebatirse su autoría.
Por tanto, si lo aplicamos a los contratos laborales, la firma electrónica ofrece multitud de garantías de seguridad, y da tranquilidad tanto a empresas como a trabajadores.
Rapidez y Automatización del proceso
La firma electrónica optimiza el trámite de firma del contrato laboral, ya que ahorra tiempo y recursos.
Por un lado, permite automatizar el proceso de la firma del contrato, desde su emisión y aprobación hasta la entrega a los empleados, lo que supone un considerable ahorro en tiempo de gestión y costes derivados.
Por otro lado, firmar digitalmente un documento es más rápido, puesto que no necesita que las partes firmantes comparezcan a la vez, ni se pierde tiempo con el envío en papel.
Por último, las firmas digitales online, al estar reconocidas por los organismos oficiales, fomentan los procesos telemáticos y evitan largas esperas en los edificios públicos.
Facilidad en la movilidad
El hecho de que no sea necesario desplazarse al lugar de trabajo para firmar los documentos supone un ahorro de recursos a ambas partes, empresa y empleado.
Con esta nueva medida, el contrato de trabajo se puede firmar online, es decir, en cualquier momento y lugar, lo que favorece la movilidad del empleado y mejora su productividad.
Ahorro de espacio y costes
Ya no es necesario almacenar los dichosos documentos en papel, ocupando espacios desaprovechados.
Con el almacenamiento electrónico se crea un archivo digital, al que empresa y trabajador pueden acceder cuando lo soliciten, y desde cualquier lugar con acceso a Internet.
Huella ecológica
Cuida del planeta. Al optimizar el uso de material impreso se reduce el efecto invernadero y la deforestación.
EDICOMSignADoc como solución a la firma electrónica de contratos laborales
EDICOMSignADoc es la solución idónea para gestionar la firma de contratos laborales, por todas sus características.
Una de las más destacadas es que puede integrarse con cualquier aplicación informática, pudiendo adaptarse a las particularidades de cada empresa, así como al workflow de la toma de decisiones que haya establecida a nivel interno.
A través de nuestro sistema compatible con todos los tipos de firma electrónica, convertimos los laboriosos y lentos procesos de aprobación de documentos en algo telemático, eficiente y además con valor probatorio.
Es decir, que nos adaptamos a las exigencias técnicas y legales vigentes para cada tipo de documento.
EDICOM, como Entidad de Certificación por la ONAC de Colombia, está acreditado para la prestación de servicios de firma electrónica online y resguardo electrónico de larga duración.
Nuestro servicio certifica todas las acciones realizadas sobre los documentos en EDICOMSignADoc, a través de un reporte de evidencias.
El servicio permite la utilización de certificados electrónicos del trabajador para realizar la firma virtual online a su nombre.
- Firma de usuario con certificado no reconocido: el firmante emplea un certificado de firma electrónica a su nombre para firmar el documento, expedido por la ECD (Entidad de Certificación Digital) de EDICOM.
- Firma con certificado reconocido: el firmante deberá tener un certificado de firma reconocido por una ECD.
- Firma con dispositivo seguro: es necesario, además de un certificado electrónico reconocido, emplear dispositivos seguros de creación de firma.
EDICOM LTA como solución del almacenamiento electrónico legal en un entorno seguro
Ante la complejidad que implica adaptarse a un entorno cada vez más digitalizado, y la exposición de las empresas a diversos riesgos que existen en el medio online, la seguridad en el almacenamiento de documentos se ha convertido en un aspecto clave para cualquier compañía.
En EDICOM ofrecemos el servicio de almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio, llamado EDICOM LTA (Long Term Archiving), y acreditado por la ONAC en Colombia.
Se trata de un servicio que garantiza una custodia íntegra, segura y confidencial de documentos, registros y evidencias.
Aplicamos mecanismos de identificación, firma digital y validación cronológica electrónica, lo que garantiza la integridad y autenticidad de los documentos archivados ante requerimientos de terceros.
La integridad hace referencia a la capacidad de asegurar la inalterabilidad de un documento. Mientras que la autenticidad acredita la identidad de quien ha firmado el documento.
Todo ello en un entorno web seguro y accesible las 24 horas del día desde cualquier lugar con conexión a Internet.
EDICOM, como Entidad de Certificación Digital Colombiana, acreditada por la ONAC garantiza una custodia íntegra, segura y confidencial de documentos, acreditado por numerosas certificaciones como la ISO 27001 o ISAE 3402.
La simbiosis perfecta: EDICOM SignADoc y EDICOMLTA
La necesidad de almacenar en un lugar seguro los contratos laborales firmados convierte a nuestros dos servicios en la combinación perfecta.
El proceso de integración de EDICOMSignADoc (firma electrónica) con EDICOM LTA (almacenamiento) es idóneo, puesto que permite ahorrar tiempo de gestión y asegurar la preservación de los contratos firmados.
La posibilidad de utilizar ambos servicios supone muchas ventajas, como la inversión de la carga de la prueba ante terceros, el almacenamiento de larga duración, las múltiples opciones avanzadas de consulta de los documentos, la trazabilidad total durante todo el ciclo de vida del contrato laboral, y el reaseguramiento permanente de los datos.
