Claves para optimizar la gestión de cuentas a pagar

En un escenario tan heterogéneo y donde no todas las empresas están en el mismo nivel de desarrollo digital ¿cuáles serían las claves para optimizar la gestión de cuentas a pagar? 

La gestión de cuentas a pagar es una de las funciones de los departamentos de contabilidad con un proceso más tedioso. Es una parte delicada de la relación de la empresa con sus proveedores pues los tiempos de cobro son tan importantes para el proveedor como lo es para el cliente la entrega del producto o servicio en el plazo establecido. La digitalización y automatización de las cuentas a pagar ahorra tiempo, incrementa la eficiencia financiera de la empresa y refuerza las relaciones de confianza entre clientes y proveedores.

La implementación de una solución para digitalizar y automatizar las cuentas a pagar ofrece muchas ventajas y supone un solo inconveniente: la reticencia al cambio en los procesos internos de las empresas, especialmente en aquellas organizaciones que no han dado el paso hacia la digitalización. 

Para superar las reticencias al cambio -tanto internas como externas- es clave analizar el proceso que implica la gestión de cuentas a pagar, desde que se realiza la orden de compra hasta que se efectúa el pago de la factura, desde el punto de vista de recursos, tiempos y sin descartar errores, pérdidas de documentos, etc., que con facilidad se dan en los procesos manuales.

¿Qué problemas se derivan de la recepción de facturas de proveedores?

 Manejar un alto volumen de documentos físicos de diferentes proveedores supone hacer frente a dificultades derivadas de su gestión. Desde que se emite la orden de compra hasta que se efectúa el pago se generan diferentes documentos (albaranes, facturas), que deben procesarse manualmente. Esta parte del backoffice puede implicar a varios departamentos (compras, contabilidad) que deben recepcionar, cotejar, registrar, hacer transferencia, etc. de las facturas. De todo ello hay que asumir:

• Errores. La gestión manual siempre aumenta la probabilidad de cometer errores frente a la automatización.
• Tiempos más largos.
• Disparidad de formatos, canales de comunicación, datos de las facturas y compliance. 
• Almacenamiento. Toda la documentación debe almacenarse correctamente bien en formato digital, si se trata de facturas en PDF, por ejemplo, o en físico. Esto también implica tiempo, espacio y gasto en papel.  

¿Cómo optimizar la gestión de cuentas a pagar?

La tecnología facilita la optimización de los procesos de gestión internos de las empresas. Especialmente, todas aquellas soluciones creadas a partir de EDI (Electronic Data Interchange) permiten la digitalización y automatización de los flujos de información y documentos. En el caso de las cuentas a pagar, la tecnología basada en el intercambio electrónico de datos hace posible que una gestión compleja se convierta en sencilla y ágil. 

Para iniciar el cambio de gestión de las cuentas a pagar a una solución digital es recomendable:

• Analizar la situación actual y valorar las ventajas del cambio en términos cuantitativos y cualitativos.
• Contar con un proveedor tecnológico especializado que ofrezca soluciones adecuadas que integren los diferentes flujos de trabajo y a los agentes que interactúan en el ecosistema de la empresa.
• Apostar por soluciones tecnológicas escalables que faciliten la evolución según las necesidades de la empresa.
• Realizar pedagogía de cara a los proveedores, pues algunos de ellos pueden ser pequeñas empresas con un volumen bajo de facturas que no disponen de una solución integrada para el intercambio electrónico de datos y ven con reticencia la herramienta. En este punto es muy importante transmitir las ventajas de la optimización de cuentas a pagar a través de soluciones digitales. 

Portal de proveedores para la automatización de la gestión de cuentas a pagar

EDICOM ha desarrollado el Portal de proveedores para la automatización de la gestión de cuentas a pagar. Es una solución centralizada y escalable para la recepción de facturas de proveedores en múltiples países conforme a los requerimientos legales y a través de un único entorno de gestión. Esta herramienta es válida tanto para proveedores con solución EDI como para aquellos que no disponen de una solución integrada. 

La plataforma permite la publicación automática de las órdenes de compra que se generan en el ERP de la empresa. Los proveedores son notificados por correo electrónico, avisándoles de que tienen documentos pendientes de revisar. Una vez acceden a la plataforma, pueden ver, imprimir y descargar los pedidos, así como generar y enviar las facturas por el mismo canal, integrándose en el ERP de la empresa receptora. 

Funcionamiento del portal de proveedores: de la orden de compra al pago de facturas

En solo 15 minutos nuestros expertos en compliance de Argentina te presentarán cómo funciona la solución de Portal de Proveedores de EDICOM para automatizar la recepción de facturas en múltiples países América Latina. Descárguese nuestro webinar rellenando el siguiente formulario para conocer una solución con la que cumplir sus obligaciones fiscales en forma ágil y sencilla. 

Beneficios del Portal de proveedores 

Mejora de la eficiencia de la gestión de cuentas a pagar gracias a la automatización de cada fase y su simplificación:

• Automatización en el envío de pedidos. Enviar una orden de compra ya no requiere generar una representación visual del pedido para su envío por mail o por fax. Basta con registrarla en el ERP para que al instante sea publicada en el portal y notificada a los proveedores.
• Simplifica el proceso de emisión de la factura electrónica porque se utilizan los mismos datos de la orden de compra.
• Automatización en la recepción de facturas. No tiene que recibir las facturas por correo postal. Ni tan siquiera por email. No es necesario descargarlas, abrirlas y registrarlas en su sistema de gestión. Sus proveedores indican el pedido a facturar, registran los datos clave no incluidos en la orden, y automáticamente se recibe una factura que es integrada en su gestión.
• Trazabilidad de todo el flujo de compra – venta. El proceso de casación es mucho más sencillo, al generarse las facturas a partir de las órdenes de compra publicadas en el portal
• Simplifica el cotejo de la factura con la orden de pedido para su integración automática en la aplicación de cuentas a pagar.
• Compliance. Generación de los documentos acorde a los requisitos legales y técnicos de cada país. La plataforma incorpora servicios de firma electrónica, así como custodia legal de los documentos durante el tiempo legalmente establecido.
• Ahorro de costes. La reducción de tiempos de respuesta, la eliminación de errores, la eliminación del uso del papel… Las ventajas obtenidas redundan en un incremento de la eficacia de sus operaciones, y consecuentemente, en una mayor productividad que reduce los costes de su gestión de compras.

En resumen, las claves para optimizar la gestión de cuentas a pagar serían:

1. Una solución tecnológica adecuada y escalable capaz de integrar a proveedores con y sin solución EDI.
2. Evaluar las ventajas y los beneficios de implementar una nueva solución.
3. Ser pedagógicos con los proveedores para que contemplen la herramienta como una ventaja y no como una tarea añadida a la gestión de facturas.