Factura electrónica

Cómo funciona el Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL de Guatemala

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Guatemala se encuentra a las puertas de finalizar la migración al nuevo sistema de factura electrónica llamado Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL definido por la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT. 

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Del FACE al FEL

La factura electrónica en Guatemala camina hacia el modelo definido en el Acuerdo de Directorio de la SAT número 13-2018 y sus reformas. Lo que supone el paso del modelo FACE, implantado en 2011, al modelo FEL. La fecha definitiva será el 1 de julio de 2023 cuando el régimen FEL será el único autorizado para la emisión de documentos tributarios para aquellos que se inscriban por primera vez para realizar una actividad económica.

Desde 2019, los contribuyentes han ido sumándose al nuevo sistema FEL de modo progresivo, según el cronograma marcado por la SAT o de forma voluntaria si así lo han decidido, sin esperar a la fecha de la incorporación de su segmento.  

El modelo de facturación electrónica que arrancó en 2007 ha experimentado cambios desde los inicios y, entre las principales novedades respecto al anterior sistema tributario FACE cabe destacar: 

  • La eliminación por completo de la copia de factura. Es decir, ya no hay que mandar la información de la factura al GFACE.
  • Por otro lado, la firma electrónica será obligatoria en las facturas electrónicas, como mecanismo de autenticidad y no repudio de las mismas.
  • En tercer lugar, la SAT es quien almacena todas las facturas. Esto no exime a los emisores y receptores a conservar el archivo XML durante el plazo establecido en el Código Tributario. Los Certificadores están también obligados a conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo de a SAT.

Documentos Tributarios Electrónicos – DTE’s

Los documentos tributarios electrónicos, son como su palabra indica, documentos que acreditan una transacción comercial en forma electrónico. 

Tipos de DTE’s

  • Factura, Factura cambiaria, Factura cambiaria pequeño contribuyente, Factura pequeño contribuyente, Factura especial, Nota de abono, Recibo por donación, Recibo
  • Nota de débito
  • Nota de crédito

SAT: Recomendaciones para contribuyentes en Guatemala

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha emitido una serie de recomendaciones dirigidas a todos los contribuyentes.

  • Al momento de utilizar el campo "Descripción" en la venta de bienes o prestación de servicios, este debe coincidir exactamente con la información trasladada a la SAT y al cliente. No se debe modificar en ningún momento después de emitida la factura para evitar discrepancias.
  • Se comunica a los emisores que, en caso de que no sea posible la certificación inmediata de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), pueden utilizar la emisión en contingencia para evitar inconvenientes con sus clientes o posibles sanciones tributarias.
  • Se ha observado que algunos DTE presentan discrepancias donde el nombre del receptor no coincide con el NIT correspondiente. Se solicita que el NIT siempre coincida con la razón social del receptor.
  • Se recomienda solicitar la cancelación de los documentos solo una vez, dado que se han detectado casos en los que un DTE es cancelado múltiples veces, lo que genera notificaciones masivas de anulación a los contribuyentes.
  • En el caso de emisores que sean prestadores de servicios básicos (electricidad, agua potable y telefonía), se debe incluir la dirección del receptor en el campo correspondiente de la factura, sin utilizar las adendas.

Nuevo anexo técnico 1.7.69 - Nuevo Tipo de Documento "Factura provisional (FACP)" y Cambios en validaciones SAT

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha anunciado la incorporación de un nuevo tipo de documento denominado "Factura provisional (FACP)". Esta adición implica una serie de modificaciones y agregados en las validaciones del sistema, con el objetivo de integrar y regular adecuadamente la emisión de este documento dentro del marco tributario. A continuación, se detallan los cambios específicos realizados:

  • Se añade la validación 6 a la sección 2.2.1 – Fecha y hora de emisión.
  • Se añade la validación 9 a la sección 2.2.2 – NIT del emisor.
  • Se modifica la validación 2.2.4, caso 6 para incluir a FACP.
  • Se modifica la validación 2.2.4, caso 11 para incluir a FACP.
  • Se modifica la validación 2.2.5, caso 6 para incluir a FACP.
  • Se añade la validación 26 a la sección 2.6.1 – Validación de frases.
  • Se modifica la validación 2.19.1, caso 2 para incluir a FACP.
  • Se modifica la validación 2.19.2, caso 4 para incluir a FACP.
  • Se añade la validación 2 a la sección 3.11.1 – Número de autorización DTE provisional.
  • Se modifica la validación 3.13.1, caso 4 para incluir a FACP.

¿A quiénes aplica la Emisión de este nuevo documento?

La SAT aún no ha proporcionado información detallada sobre qué contribuyentes se verán afectados por la emisión del documento FACP. Se espera la publicación oficial del listado correspondiente para clarificar este aspecto.

¿Desde cuándo será obligatorio utilizarlo?

La SAT no ha establecido una fecha oficial para la obligatoriedad del uso de la Factura provisional (FACP). Sin embargo, de manera tentativa, se estima que su utilización obligatoria podría entrar en vigor a partir del 15 de marzo de 2024.

Nuevas Reglas y Validaciones - Versión 1.7.9

Tras la publicación por parte de la SAT del nuevo documento de Reglas y Validaciones versión 1.7.9. cabe destacar como principal novedad que existe un nuevo motivo de rechazo que sería el siguiente: "El ID del Receptor no puede ser CF para una factura especial."

Novedades impulsadas por la SAT 

Desde el 4 de octubre de 2023, los "nuevos NIT" asignados constarán de los primeros 9 dígitos del Código Único de Identificación (CUI), específicamente destinados para personas individuales guatemaltecas y extranjeros domiciliados. Cabe destacar que los NIT actuales permanecerán inalterados. Asimismo, se tiene previsto que en el año 2025, los NIT incluirán los 13 dígitos completos del CUI.

Este cambio conlleva un impacto significativo en las bases de datos de todas las empresas con actividad en Guatemala, afectando el registro de clientes, documentos contables, proveedores y cualquier información asociada al NIT. La SAT busca garantizar una transición eficiente y proporcionar orientación a las entidades afectadas durante este proceso de adaptación.

¿Quiénes deben adherirse al sistema de factura electrónica FEL?

Están obligados todos aquellos que designe la SAT, teniendo en cuanta el volumen de facturas emitidas, nivel de ingresos brutos facturados, vinculación económica, inscripción en regímenes espaciales u otro criterio.  Actualmente los contribuyentes que deben emitir CPE a través del sistema FEL son: 

  • Contribuyentes Especiales
  • Grandes Contribuyentes Regionales
  • Proveedores del Estado Resolución SAT 243-2019 (Licitación, cotización, contrato abierto, subasta electrónica inversa).
  • Proveedores del Estado Resolución SAT 838-2019 (servicios profesionales individuales).
  • Contribuyentes que utilizan la Factura Electrónica FACE. 

Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL

El Régimen de FEL comprende la emisión, transmisión, certificación y conservación de las facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos autorizados. Estos archivos se denominarán Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

El sistema impositivo FEL es muy similar al de otros países de Latinoamérica como México o Perú. 
Se trata de un modelo en el que los documentos tributarios deben ser validados por un tercero de confianza antes de su declaración a la SAT. En este caso el tercero de confianza recibe el nombre de entidad certificadora. Los Certificadores deberán autorizarse ante la SAT para operar como certificador de DTE. Esta autorización deberá renovarse anualmente.

Requisitos para ser facturador electrónico en Guatemala

  • Estar afiliado al IVA.
  • Poseer un negocio activo.
  • Contar con Agencia Virtual.
  • Tener los datos actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
  • Tener el domicilio localizado. 
  • Tener la habilitación en el FEL como emisor.
  • Cumplir con las normativas técnicas.
  • Poseer firma electrónica. 
  • Estar al día en la declaración de sus impuestos.
  • Tener contratado una entidad certificadora para validar los DTE’s.

¿Cómo funcionará la factura electrónica en Guatemala?

  • Los emisores generarán un archivo que será transformado al archivo estructurado por el certificador.
  • El Certificador verifica que se aplicaron las reglas y validaciones vigentes en el Régimen FEL y aplica la firma electrónica avanzada. Genera un Código de Autorización Electrónico que se asocia al documento antes de enviarlo a la SAT.
  • Cada DTE debe ser remitido a la SAT y al emisor de forma inmediata.
  • La SAT realiza las validaciones necesarias para verificar que el documento cumpla con las reglas y características que garantizan la autenticidad, integridad, formato y requisitos legalmente establecidos.
  • Tanto si acepta como si rechaza el documento, la SAT emite un acuse de recibo al Certificador.
  • El DTE se entregará al receptor bien en formato XML, mediante una representación gráfica o bien en formato PDF.

Los emisores y receptores deben conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados por el tiempo establecido en el Código Tributario. El certificador, por su parte, debe conservar los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo que haya enviado la SAT.

Una única plataforma para gestionar la Factura Electrónica a nivel internacional

La factura electrónica cuenta con una serie de requisitos legales y técnicos que difieren de unos países a otros. Este hecho genera que se deban adaptar los procesos a cada modelo del país en que se vaya a operar.
Existen soluciones tecnológicas, como EDICOM Global e-Invoicing Platform, capaces de adaptarse a los sistemas de gestión internos y a los requerimientos vigentes en cada país. De esta forma, se pueden conseguir proyectos exitosos de factura electrónica internacional conforme a los requisitos legales y fiscales en México, Brasil, Chile, Costa Rica, Colombia o cualquier otro país.

Estas son las principales ventajas de EDICOM Global Platform:

  • Automatización. La solución se integra con los principales ERPs del mercado para automatizar la declaración del IVA y cualquier otra comunicación tributaria.
  • Centralización. Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 60 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.
  • Internacionalización. EDICOM Platform no solo está preparada para la declaración electrónica del IVA, sino también para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal.
  • Compliance. La plataforma cumple con los requerimientos técnicos y legales específicos de cada país a la hora de enviar la información a la autoridad tributaria. Externalizando y automatizando este proceso en una única plataforma, el cliente ganará flexibilidad y agilidad y tendrá la garantía de que su información llega de la manera correcta al organismo público en cuestión.
  • Seguridad y disponibilidad. La plataforma EDICOM cuenta con diferentes certificaciones como ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 o TIER II DESIGN. El compromiso adquirido por EDICOM con todos sus clientes a través de estas certificaciones no es otro que el de ofrecer las máximas garantías de seguridad y mantener el SLA comprometido por la compañía que se establece una disponibilidad mínima de la solución del 99,9%.

 

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