Factura electrónica

Cómo funciona el Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL de Guatemala

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Guatemala se encuentra a las puertas de finalizar la migración al nuevo sistema de factura electrónica llamado Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL definido por la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT. 

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Del FACE al FEL

La factura electrónica en Guatemala camina hacia el modelo definido en el Acuerdo de Directorio de la SAT número 13-2018 y sus reformas. Lo que supone el paso del modelo FACE, implantado en 2011, al modelo FEL. La fecha definitiva será el 1 de julio de 2023 cuando el régimen FEL será el único autorizado para la emisión de documentos tributarios para aquellos que se inscriban por primera vez para realizar una actividad económica.

Desde 2019, los contribuyentes han ido sumándose al nuevo sistema FEL de modo progresivo, según el cronograma marcado por la SAT o de forma voluntaria si así lo han decidido, sin esperar a la fecha de la incorporación de su segmento.  

El modelo de facturación electrónica que arrancó en 2007 ha experimentado cambios desde los inicios y, entre las principales novedades respecto al anterior sistema tributario FACE cabe destacar: 

  • La eliminación por completo de la copia de factura. Es decir, ya no hay que mandar la información de la factura al GFACE.
  • Por otro lado, la firma electrónica será obligatoria en las facturas electrónicas, como mecanismo de autenticidad y no repudio de las mismas.
  • En tercer lugar, la SAT es quien almacena todas las facturas. Esto no exime a los emisores y receptores a conservar el archivo XML durante el plazo establecido en el Código Tributario. Los Certificadores están también obligados a conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo de a SAT.

Documentos Tributarios Electrónicos – DTE’s

Los documentos tributarios electrónicos, son como su palabra indica, documentos que acreditan una transacción comercial en forma electrónico. 

Tipos de DTE’s

  • Factura, Factura cambiaria, Factura cambiaria pequeño contribuyente, Factura pequeño contribuyente, Factura especial, Nota de abono, Recibo por donación, Recibo
  • Nota de débito*
  • Nota de crédito*

*Actualización en los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha anunciado un cambio en las regulaciones de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) del tipo Notas de Crédito y Notas de Débito. 

A partir del 1 de marzo de 2023, será obligatorio incluir los datos de serie y número del documento de origen en el complemento de referencias de dichos DTE. Esta información deberá estar presente tanto en el archivo en formato XML como en la representación gráfica (PDF) o en la impresión del documento.

Este cambio se realiza en cumplimiento a las disposiciones del Régimen de Factura Electrónica en línea según el Acuerdo de Directorio 13-2018 y sus reformas, así como el artículo 17 del Decreto Número 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado. La SAT informa que esta medida es necesaria para garantizar una mayor transparencia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Nuevas Reglas y Validaciones - Versión 1.7.9

Tras la publicación por parte de la SAT del nuevo documento de Reglas y Validaciones versión 1.7.9. cabe destacar como principal novedad que existe un nuevo motivo de rechazo que sería el siguiente: "El ID del Receptor no puede ser CF para una factura especial."

Novedades impulsadas por la SAT 

Desde el 4 de octubre de 2023, los "nuevos NIT" asignados constarán de los primeros 9 dígitos del Código Único de Identificación (CUI), específicamente destinados para personas individuales guatemaltecas y extranjeros domiciliados. Cabe destacar que los NIT actuales permanecerán inalterados. Asimismo, se tiene previsto que en el año 2025, los NIT incluirán los 13 dígitos completos del CUI.

Este cambio conlleva un impacto significativo en las bases de datos de todas las empresas con actividad en Guatemala, afectando el registro de clientes, documentos contables, proveedores y cualquier información asociada al NIT. La SAT busca garantizar una transición eficiente y proporcionar orientación a las entidades afectadas durante este proceso de adaptación.

Nuevas Reglas y Validaciones - Versión 1.7.7

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), a través de la documentación técnica del Régimen de Factura Electrónica en Línea, en su versión 1.7.7, ha realizado modificaciones en las reglas y validaciones aplicadas a los diversos tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) existentes.

Las principales novedades son:

  • Se modifican las frases de exento o no afecto al IVA. Esto Afecta DTEs de tipo: RDON, RECI, FACT y FCAM
  • Se añade un nuevo "Complemento de Organizaciones Políticas" con las siguientes características: Este contendrá datos como : el Tipo de aporte, la Declaración de la procedencia del aporte a texto libre, el valor del aporte. Esto Afecta DTEs de tipo: RDON, RECI (Esto solo aplica a "personerías" es decir: 734 partidos políticos y 2719  comités cívicos.)

  • Se añade un nuevo tipo de DTE “Nota de Envío (NENV)” y su respectivo complemento de Traslado de Mercancías: Este contendrá datos como el ID del transportista, Tipo de documento ya sea NIT, CUI o Extranjero, placa oficial del vehículo de transporte, NIT o CUI del consignatario, Dirección del destino, Motivo.

    *Las validaciones sobre el documento se hacen sobre el formato del NIT o CUI, el formato de ID Extranjero, las placas del vehiculo contra una base de datos de la SAT y que el estatus de la placa sea “activo”.

  • Se añade un nuevo tipo de DTE “Recibo de Anticipo (RANT): Este es un Documento que respalda los pagos conocidos como anticipos en operaciones comerciales. Se aclara que este tipo de documento no sustituye la obligación de la emisión del Documento Tributario Electrónico

Novedades impulsadas por la SAT 

El 15 de noviembre de 2023, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) llevó a cabo una conferencia de prensa para comunicar importantes modificaciones en la asignación de Números de Identificación Tributaria (NIT).

Desde el 4 de octubre de 2023, los "nuevos NIT" asignados constarán de los primeros 9 dígitos del Código Único de Identificación (CUI), específicamente destinados para personas individuales guatemaltecas y extranjeros domiciliados. Cabe destacar que los NIT actuales permanecerán inalterados. Asimismo, se tiene previsto que en el año 2025, los NIT incluirán los 13 dígitos completos del CUI.

Este cambio conlleva un impacto significativo en las bases de datos de todas las empresas con actividad en Guatemala, afectando el registro de clientes, documentos contables, proveedores y cualquier información asociada al NIT. La SAT busca garantizar una transición eficiente y proporcionar orientación a las entidades afectadas durante este proceso de adaptación.

¿Quiénes deben adherirse al sistema de factura electrónica FEL?

Están obligados todos aquellos que designe la SAT, teniendo en cuanta el volumen de facturas emitidas, nivel de ingresos brutos facturados, vinculación económica, inscripción en regímenes espaciales u otro criterio.  Actualmente los contribuyentes que deben emitir CPE a través del sistema FEL son: 

  • Contribuyentes Especiales
  • Grandes Contribuyentes Regionales
  • Proveedores del Estado Resolución SAT 243-2019 (Licitación, cotización, contrato abierto, subasta electrónica inversa).
  • Proveedores del Estado Resolución SAT 838-2019 (servicios profesionales individuales).
  • Contribuyentes que utilizan la Factura Electrónica FACE. 

Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL

El Régimen de FEL comprende la emisión, transmisión, certificación y conservación de las facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos autorizados. Estos archivos se denominarán Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

El sistema impositivo FEL es muy similar al de otros países de Latinoamérica como México o Perú. 
Se trata de un modelo en el que los documentos tributarios deben ser validados por un tercero de confianza antes de su declaración a la SAT. En este caso el tercero de confianza recibe el nombre de entidad certificadora. Los Certificadores deberán autorizarse ante la SAT para operar como certificador de DTE. Esta autorización deberá renovarse anualmente.

Requisitos para ser facturador electrónico en Guatemala

  • Estar afiliado al IVA.
  • Poseer un negocio activo.
  • Contar con Agencia Virtual.
  • Tener los datos actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
  • Tener el domicilio localizado. 
  • Tener la habilitación en el FEL como emisor.
  • Cumplir con las normativas técnicas.
  • Poseer firma electrónica. 
  • Estar al día en la declaración de sus impuestos.
  • Tener contratado una entidad certificadora para validar los DTE’s.

¿Cómo funcionará la factura electrónica en Guatemala?

  • Los emisores generarán un archivo que será transformado al archivo estructurado por el certificador.
  • El Certificador verifica que se aplicaron las reglas y validaciones vigentes en el Régimen FEL y aplica la firma electrónica avanzada. Genera un Código de Autorización Electrónico que se asocia al documento antes de enviarlo a la SAT.
  • Cada DTE debe ser remitido a la SAT y al emisor de forma inmediata.
  • La SAT realiza las validaciones necesarias para verificar que el documento cumpla con las reglas y características que garantizan la autenticidad, integridad, formato y requisitos legalmente establecidos.
  • Tanto si acepta como si rechaza el documento, la SAT emite un acuse de recibo al Certificador.
  • El DTE se entregará al receptor bien en formato XML, mediante una representación gráfica o bien en formato PDF.

Los emisores y receptores deben conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados por el tiempo establecido en el Código Tributario. El certificador, por su parte, debe conservar los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo que haya enviado la SAT.

Una única plataforma para gestionar la Factura Electrónica a nivel internacional

La factura electrónica cuenta con una serie de requisitos legales y técnicos que difieren de unos países a otros. Este hecho genera que se deban adaptar los procesos a cada modelo del país en que se vaya a operar.
Existen soluciones tecnológicas, como EDICOM Global e-Invoicing Platform, capaces de adaptarse a los sistemas de gestión internos y a los requerimientos vigentes en cada país. De esta forma, se pueden conseguir proyectos exitosos de factura electrónica internacional conforme a los requisitos legales y fiscales en México, Brasil, Chile, Costa Rica, Colombia o cualquier otro país.

Estas son las principales ventajas de EDICOM Global Platform:

  • Automatización. La solución se integra con los principales ERPs del mercado para automatizar la declaración del IVA y cualquier otra comunicación tributaria.
  • Centralización. Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 60 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.
  • Internacionalización. EDICOM Platform no solo está preparada para la declaración electrónica del IVA, sino también para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal.
  • Compliance. La plataforma cumple con los requerimientos técnicos y legales específicos de cada país a la hora de enviar la información a la autoridad tributaria. Externalizando y automatizando este proceso en una única plataforma, el cliente ganará flexibilidad y agilidad y tendrá la garantía de que su información llega de la manera correcta al organismo público en cuestión.
  • Seguridad y disponibilidad. La plataforma EDICOM cuenta con diferentes certificaciones como ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 o TIER II DESIGN. El compromiso adquirido por EDICOM con todos sus clientes a través de estas certificaciones no es otro que el de ofrecer las máximas garantías de seguridad y mantener el SLA comprometido por la compañía que se establece una disponibilidad mínima de la solución del 99,9%.

 

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