Novedades sobre el Documento Soporte de adquisiciones en Colombia
Gran cantidad de medianas y grandes empresas en Colombia están afectadas por la resolución 167 de la DIAN que establece un marco regulatorio en el sistema de facturación electrónica en relación con el documento de soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y su transmisión electrónica.
Recientemente, la DIAN ha extendido una prórroga hasta el mes de mayo de 2022 para la implementación de la generación y transmisión de forma electrónica del documento de soporte en adquisiciones efectuadas q a sujetos no obligados a expedir la factura de venta y de las notas de ajuste.
La generación electrónica del documento de soporte de adquisiciones afecta y obliga a muchas empresas, que en su operativa diaria tienen relaciones comerciales con sujetos no obligados a expedir factura. De esta forma, es una necesidad para las empresas que son facturadores electrónicos, contar con un sistema de facturación electrónica con las funcionalidades necesarias para la generación y transmisión de los documentos de soporte de adquisiciones y sus notas de ajuste alineadas con las reglas de validación que marca la DIAN. Necesidad fundamental, más aún, cuando la emisión del documento soporte es una obligación para que las empresas en Colombia puedan demostrar una transacción comercial que da a lugar a costos y lo más importante para las empresas, deducciones o descontables de impuestos.
A continuación, profundizamos en las características del Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
¿Qué es el documento Soporte?
Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
¿Cuándo es obligatorio su uso?
Lo generas, transmites y validas como adquiriente para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.
¿Qué información debe contener un documento de soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura?
- Estar denominado expresamente como "Documento Soporte en Adquisiciones efectuados a no obligados a facturar".
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.
- Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.
- El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
¿Qué son las notas de ajuste del documento de soporte de pago en adquisiciones?
Las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio o mecanismos por el cual el facturador electrónico puede realizar la anulación o corrección del documento soporte, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable.
La solución de EDICOM ¿Cuál es el flujo de transmisión de un documento soporte?
Gracias a la solución de factura electrónica desarrollada por EDICOM los contribuyentes que realicen adquisiciones a proveedores no obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, podrán generar el documento soporte electrónico de forma manual o integrada con su sistema de gestión y transmitirlo a la DIAN para su validación.
En el primer caso el usuario solo debe ingresar a la interfaz web de la plataforma, diligenciar el formulario web y EDICOM se encargará de generar el XML, firmarlo y enviarlo a la DIAN.
En el proceso integrado pactaremos un fichero estructurado que el adquiriente podrá exportar de su sistema de gestión y enviarlo a la plataforma para que sea mapeado y transformado en el XML definido por la DIAN.
En cualquier caso, EDICOM podrá retornar al adquiriente el mensaje de respuesta de la DIAN y generar el mensaje electrónico de la Nota de Ajuste de ser necesario.
Una de las grandes ventajas de nuestra solución de factura electrónica es que todo este proceso se puede integrar directamente con su sistema contable simplificando al máximo las tareas relacionadas con las deducciones fiscales para las que el documento soporte es obligatorio.