Preguntas y Respuestas Webinar: Recepción de Facturas Electrónicas y Gestión de Acuses de Recibo

Hemos preparado una selección de las preguntas más frecuentes que surgieron durante el Webinar sobre “Recepción de Facturas Electrónicas y Gestión de Acuses de Recibo”. 

Durante el evento, nuestros expertos le mostraron las principales novedades sobre los diferentes requerimientos definidos por la DIAN en la resolución 085 relacionados con la generación de acuses de recibo en las facturas electrónicas, así como del registro de los eventos dentro del ecosistema del RADIAN.
Dejamos a su disposición un enlace para poder visualizar de manera íntegra el webinar "Recepción de Facturas Electrónicas y Gestión de Acuses de Recibo".

P: Si no voy a utilizar el sistema RADIAN porque no voy a hacer factoring, ¿Igual debo exigir el acuse, aceptación o rechazo?
R: La generación de los acuses (1. Recibido de la factura electrónica - 2. Recibido del bien o prestación del servicio), debe realizarse por todos los receptores electrónicos para:
- Constituir los soportes de costos, deducciones e impuestos descontables. 
- Inscribir la factura como título valor en el RADIAN

P: ¿Los XML de acuse de recibo, constancia de recibo y aceptación viajan desde el adquiriente a la DIAN o desde el adquiriente al proveedor?
R: Todos los mensajes electrónicos deben enviarse inicialmente a la DIAN para su validación y posteriormente al receptor.

P: Posterior a dar constancia de recibo de bien o servicio, si no estoy de acuerdo ¿Puedo dar rechazo al documento electrónico?
R: Así es, el reclamo de la factura podrá registrarse en la DIAN dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o servicio.

P: ¿Cuándo se genera una factura y una nota a esa factura antes de la aceptación que valor es el que se registra en el RADIAN?
R: Solo deben inscribirse al RADIAN aquellas facturas electrónicas que tienen vocación de ser un título valor, es decir, aquellas que cumplan los siguientes requisitos:
- Que sean facturas a crédito o con otorgamiento de un plazo para pago
- Que no estén vencidas
- Que cuenten con el registro previo de los acuses de recibido de la factura y el recibido del bio o prestación del servicio.
El registro de estas facturas puede realizarse a través de la plataforma gratuita de la DIAN, de un software propio o de un proveedor autorizado como EDICOM.

P: ¿El registro en el RADIAN es obligatorio? ¿Cómo se efectúa y hasta cuando hay plazo?
Solo deben inscribirse al RADIAN aquellas facturas electrónicas que tienen vocación de ser un título valor, es decir, aquellas que cumplan los siguientes requisitos:
- Que sean facturas a crédito o con otorgamiento de un plazo para pago
- Que no estén vencidas
- Que cuenten con el registro previo de los acuses de recibido de la factura y el recibido del bio o prestación del servicio.
El registro de estas facturas puede realizarse a través de la plataforma gratuita de la DIAN, de un software propio o de un proveedor autorizado como EDICOM.

P: ¿El acuse de recibo y la confirmación del servicio se puede emitir en un mismo email?
R: Cada acuse electrónico es un mensaje independiente que debe enviarse a la DIAN para validación respetando la cardinalidad definida en el Anexo técnico. Una vez el mensaje haya sido aceptado por la DIAN debe enviarse al buzón de correo registrado en la plataforma de la DIAN.

P: ¿Qué implicaciones tiene que una factura sea negociada fuera del Radian?
De acuerdo con el Artículo 774 del Código de Comercio:
- No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. 
- La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el Código de Comercio, no afectará la calidad de título valor de las facturas. Esta posición ha sido reafirmada por el Artículo 31 de la Resolución DIAN No. 85 de 2022
En síntesis, las facturas podrán seguirse constituyendo en título valor sin que estas se inscriban al RADIÁN, pero no podrán ser endosadas ni cedidas a menos que se inscriban al RADIAN.

P: ¿Cómo se podría hacer el seguimiento del acuso de envío y recibido?
R: La DIAN habilito un webservice de consulta para este fin. Adicionalmente en el entorno "Facturando electrónicamente " de la DIAN, cualquier contribuyente que cuente con un CUFE valido, podrá consultar el estado de una factura y los acuses que tenga asociados.

P: ¿El mensaje del acuse de recibo se debe enviar independientemente que sea aceptación tácita?
El evento de recibo de FEV debe generarse siempre, en todos los casos, cuando se esté haciendo la recepción del documento. Es independiente de la aceptación tácita la cual podrá ser emitida por el emisor de la factura, pasados 3 días hábiles después de que el adquiriente haya generado el evento de recibo del bien o servicio y ante la ausencia de aceptación expresa o rechazo.

P: ¿Cuantos días máximo pueden pasar entre la fecha de recepción de la factura y la fecha de acuse de recibo?
El evento de recibo de FEV debe generarse al momento en que se hace la recepción de la factura en el correo registrado ante la DIAN para recepción de facturas y acuses. La fecha de vencimiento de pago de la factura puede considerarse como fecha límite para generar el acuse de recibo o a petición del emisor del documento para registrarla como título valor.

P: ¿Al momento de generar los diferentes acuses de recibidos estos deben ir firmados por alguna persona de la empresa?
Los acuses deben firmarse con un certificado digital reconocido de acuerdo con la política de firma de factura electrónica establecida por la DIAN en sus anexos técnicos.
 

P: Cómo funciona la solución de EDICOM para acuse de recibos XML en conjunto con el software/plataforma de otro proveedor de facturación electrónica?
Por medio de la plataforma de EDICOM el contribuyente podrá:
- Recibir las facturas electrónicas de sus proveedores e integrarlas con su ERP
- Aplicar validación sintácticas y semánticas (de negocio), de acuerdo con las necesidades de la empresa.
- Generar los acuses de forma manual o automática, de acuerdo con el alcance definido.
- Recibir reportes mensuales sobre el estado de las facturas recibidas y/o emitidas.
- Consultar el estado de una factura.

P: ¿Qué tiempo (número de días) tengo como cliente para mandar el acuse de recibo del bien?
No hay definido un tiempo o número de días para la emisión del acuse de recibido del bien o servicio, sin embargo, debe ser coherente con los tiempos que se manejan dentro del modelo.

P: Si hay una factura a 30 días de plazo para el pago, y el acuse de recibo se da a las 31 días, ¿Quiere decir que no va a ser posible usarla para una operación de factoring?
Es Correcto. Solo pueden inscribirse en el RADIAN aquellas facturas electrónicas que tienen vocación de ser un título valor, es decir, aquellas que cumplan los siguientes requisitos:
- Que sean facturas a crédito o con otorgamiento de un plazo para pago
- Que no estén vencidas
- Que cuenten con el registro previo de los acuses de recibido de la factura y el recibido del bio o prestación del servicio.
 

P: En cuanto al pago de las facturas electrónicas con Tarjeta de Crédito, ¿Cómo es el tratamiento de los acuses de recibos?
El pago al contado es como se llama el pagar en el momento de la compra o de recibir lo comprado así sea con tarjeta de crédito. 
Es lo contrario del pago aplazado o del pago a crédito: en estos últimos no se paga en el momento de recibir el bien o servicio que hemos comprado sino en un momento posterior (que pueden ser unos días o unos meses), es aquí donde aplica la normativa para la emisión de acuses electrónicos.

P: Si mi factura de venta es a un extranjero ¿Deben también emitir un acuse de recibo? ¿O solo yo cuando realizo compras le hago un acuse de recibo a mi proveedor?
RTA: El requerimiento solo aplica para empresas que realicen operaciones en Colombia, una empresa del exterior no debe enviar los acuses como lo norma la resolución 085. Cuando se realizan compras al exterior, teniendo en cuenta que el proveedor no factura electrónicamente bajo el modelo regulado por DIAN no será necesario acusar esas facturas y esta transacción se generará a través del documento de soporte.
 

Puede volver a visualizar de manera íntegra el webinar a través de este link “Recepción de Facturas Electrónicas y Gestión de Acuses de Recibo ”.
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