Cómo funciona la factura electrónica obligatoria en Ruanda: Electronic Invoicing System (EIS)
El sistema de factura electrónica en Ruanda se denomina Electronic Invoicing System (EIS) y entró en vigor el 1 de enero de 2021. Consiste en varios métodos para generar facturas certificadas por la RRA (Rwanda Revenue Authority) y enviar datos en tiempo real a la RRA vía API.
Los EBM (Electronic Billing Machine) deben utilizarse para producir facturas EIS por cada transacción de venta, tanto a otras empresas como a consumidores finales. Los contribuyentes registrados que realicen operaciones de venta están obligados a emitir facturas EIS/EBM en sus lugares de venta. El proceso para utilizar los EBM consiste en introducir la cantidad, el precio y el código de cada artículo que se vende. A continuación, el contribuyente debe imprimir la factura, entregársela al consumidor y conservar un duplicado de la factura.
Un contribuyente debe registrarse a efectos del IVA si su volumen de negocios es superior a 20.000.000 FRW en cualquier periodo de doce meses, o superior a 5.000.000 FRW en el trimestre anterior. Además, cualquier contribuyente puede optar por registrarse a efectos de IVA.
Sistemas Electronic Billing Machine (EBM) para generar facturas electrónicas
En mayo de 2021, la autoridad fiscal de Ruanda comunicó a los contribuyentes que debían cumplir con alguno de los cinco métodos disponibles para la generación de las facturas electrónicas. Los sistemas, denominados EBM (Electronic Billing Machine), son los siguientes:
- Software de facturación electrónica: sistema que se instala en el ordenador del contribuyente. Está diseñado específicamente para grandes y medianas empresas.
- Sistema móvil de facturación electrónica: una aplicación para smartphone que emitirá una factura por SMS con el contenido requerido y un enlace a los detalles de la factura. Este método está disponible exclusivamente para los contribuyentes con un volumen de negocios anual inferior a 20 millones de FRW al año.
- Solución de facturación electrónica en línea: solución web que permite a los contribuyentes emitir facturas. Elegible para los contribuyentes del sector servicios cuyo volumen de negocios anual no supere los 20 millones de FRW y que no emitan facturas con regularidad.
- Controlador de datos de ventas en línea: diseñado para contribuyentes que utilizan sus propios sistemas de software de facturación y están dispuestos a enviar facturas electrónicas a través de Internet. Estos sistemas requerirán la integración con la Autoridad Fiscal de Ruanda (RRA), para lo cual habrá que enviar una solicitud a cis_sde_certification@rra.gov.rw.
- Controlador virtual de datos de ventas: un sistema que es como el Controlador de datos de ventas en línea, con la diferencia de que también funciona sin conexión. Este sistema también necesita integración con la RRA, enviando una solicitud a la dirección de correo electrónico de la RRA mencionada anteriormente.