Modelos de factura electrónica: CTC, clearance, en tiempo real, centralizado, interoperable y más…

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión empresarial en la era digital. Sin embargo, no existe un modelo único que se aplique de manera uniforme en todo el mundo. Los distintos países han adoptado enfoques diversos, ajustando sus sistemas de facturación electrónica a sus contextos regulatorios, económicos y tecnológicos específicos. 

Esta variedad de modelos refleja las diferentes prioridades y necesidades de cada país, desde la simplificación administrativa y la reducción del fraude fiscal, hasta la mejora de la eficiencia operativa y la integración con tecnologías emergentes. En este artículo, exploramos la diversidad de estos modelos de facturación electrónica, examinando cómo los distintos países están implementando sus propios sistemas y las implicaciones que esto tiene para las empresas que operan a nivel internacional.

Más allá de sus características específicas, se puede diferenciar entre dos métodos de recolección de datos: post-audit y CTC (Continuous Transaction Controls).

Método post-audit

Los modelos post-audit de facturación electrónica son sistemas donde las facturas se envían directamente del emisor al receptor, sin necesidad de aprobación previa por parte de las autoridades fiscales. Es decir, las autoridades fiscales no intervienen en el proceso de emisión y recepción de documentos electrónicos en tiempo real, sino que revisan las transacciones posteriormente a través de auditorías.

Aspectos clave de los modelos post-audit

• Transmisión directa: Las facturas electrónicas se intercambian directamente entre el emisor y el receptor, sin pasar por una plataforma o intermediario gubernamental en el momento de la emisión.
• Responsabilidad del contribuyente: Los emisores y receptores de facturas electrónicas deben asegurar que sus registros cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos por la autoridad fiscal.
• Auditorías posteriores: Los modelos post-audit permiten una mayor agilidad operativa, pero exigen que las empresas mantengan registros precisos y organizados para poder afrontar las auditorías posteriores con éxito. Durante estas auditorías, se verifica que las facturas cumplan con las normas y regulaciones fiscales y que se hayan registrado correctamente en los sistemas contables de las empresas.
• Flexibilidad operativa: Este modelo ofrece a las empresas mayor flexibilidad y autonomía en la gestión de sus procesos de facturación, ya que no dependen de la validación inmediata por parte de las autoridades fiscales.
• Normas y estándares: Aunque las autoridades fiscales no intervienen en tiempo real, establecen normas y estándares que las facturas electrónicas deben cumplir, tanto en términos de formato como de contenido.

Método CTC (Continuous Transaction Controls)

El control y la supervisión de las transacciones se han vuelto críticos para garantizar la conformidad y eficiencia operativa. 

Es por ello por lo que numerosos países están aprobando legislaciones de facturación electrónica obligatoria y adoptando el modelo CTC. En este sistema, la factura electrónica debe enviarse en tiempo real a la autoridad fiscal nacional. Permite a las autoridades recopilar datos sobre la actividad empresarial en tiempo real, directamente desde los procesos de intercambio de transacciones comerciales o desde los sistemas de gestión de las compañías. 

Esta estrategia aborda las ineficiencias asociadas a los modelos post-audit, donde las auditorías retroactivas proporcionan información sobre transacciones mucho después de su conclusión.

Esto no solo mejora la transparencia y la precisión de los registros financieros, sino que también permite a las empresas responder rápidamente a cualquier problema, minimizando el riesgo de sanciones y multas regulatorias.

Dentro del método de control de transacciones continuo, se engloban varios modelos de factura electrónica con procesos diferenciados.

Modelo Clearance CTC

El modelo Clearance se caracteriza por requerir una validación o aprobación por parte de la autoridad fiscal de cada factura electrónica, antes de poder ser enviada al destinatario. Las facturas electrónicas se envían en tiempo real a la plataforma nacional del gobierno, que aplicará mecanismos como identificadores únicos y códigos QR a cada documento.

Permite una gestión eficiente y precisa de la información fiscal, reduciendo la necesidad de auditorías retroactivas.

Es el modelo predominante en la mayoría de los países latinoamericanos y también se ha aplicado en Arabia Saudí, Israel, etc…

En México, la factura electrónica se denomina Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI y es obligatoria para todos los contribuyentes desde 214). El CFDI se emite en formato XML, lo que permite su procesamiento automatizado y la validación de los datos por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cada factura electrónica incluye un sello digital que garantiza su autenticidad e integridad.

En Arabia Saudí, las facturas electrónicas se deben enviar a la plataforma central via API. La plataforma implementa los siguientes mecanismos de seguridad: firma electrónica, generar un identificador único universal (UUID), generar un hash e incluir un código QR.

Modelo de interoperabilidad y Peppol CTC

En el modelo interoperable, la información fiscal también se envía en tiempo real, pero en este caso se hace a través proveedores de servicios de intercambio de facturas electrónicas, denominados Puntos de Acceso o Access Points. Los proveedores de servicios tienen la flexibilidad de acordar entre sí los formatos a intercambiar, generando así redes abiertas con una diversidad de formatos y proveedores de servicios interoperables.

Un ejemplo representativo de este enfoque es el modelo Peppol, donde las facturas o documentos electrónicos son intercambiados a través de los Peppol Access Points, utilizando el formato Peppol BIS basado en UBL 2.1 o CII. En este proceso, el vendedor envía la factura a su punto de acceso, el cual transmite el documento al punto de acceso del comprador, que finalmente lo envía al destinatario. Es conocido como el modelo Peppol de 4 esquinas.

Peppol se utiliza en países como Bélgica, Australia o Singapur. Los contribuyentes deben enviar y/o recibir facturas electrónicas estructuradas a través de la red Peppol y la norma Peppol-BIS.

No obstante, el modelo Peppol CTC incluye un quinto punto clave en la red, añadiendo una plataforma fiscal central a la infraestructura. La plataforma gubernamental actúa como la quinta esquina. El modelo CTC de Peppol es un modelo híbrido que combina elementos de modelos CTC existentes junto con la infraestructura de Peppol. Mientras que, en el modelo de 4 esquinas, el flujo de intercambio de documentos pasa por el envío a los Access Points, en el modelo de 5 esquinas se añade un flujo por el que los Access Points envían los documentos también a la plataforma fiscal.

Modelo Centralizado

En el modelo centralizado, las facturas electrónicas se envían en tiempo real a la plataforma nacional correspondiente, que recibe y procesa los documentos. La plataforma central se encargará de enviar el documento al destinatario. 

Es el modelo adoptado por Italia, Polonia o Rumanía.

El sistema de facturación electrónica en Italia, SdI, ha marcado un referente en Europa, al ser el primer país de la Unión en hacer masivo su uso tanto en el ámbito público como privado. Desde 2014, la factura electrónica con las Administraciones Publica, denominada FatturaPA, es obligatoria y desde 2019 también para las empresas privadas.

En Rumanía, es obligatoria la emisión y recepción de facturas electrónicas a través del sistema RO E-Factura, la plataforma de e-Invoicing centralizada. Tras la transmisión de la factura de forma electrónica, la plataforma asignará un número de identificación a la factura.

Modelo de declaración en tiempo real o Real Time Reporting

La declaración en tiempo real consiste en enviar la factura en tiempo real a la autoridad fiscal y, posteriormente, enviarla también al destinatario en el formato acordado entre ellos. La plataforma nacional no valida ni reenvía la factura al destino. Simplemente actúa como un repositorio de las facturas.

Existen varios ejemplos del uso de este modelo tanto para facturación electrónica como para el reporte electrónico de IVA.

• El vendedor debe comunicar los datos fiscales requeridos a la autoridad tributaria casi en tiempo real o muy poco después de las transacciones: RTIR Hungría.
• Informes electrónicos periódicos sobre operaciones de venta: SII en España, SAF-T Billing Portugal, B2B y B2C internacional en Francia
• E-Reporting con información contable: mensual, anual o bajo demanda: SAF-T Polonia, SAF-T Noruega, SAF-T Lituania, SAF-T E-Accounting Portugal, etc.

Modelo descentralizado

Este modelo combina varios procesos de los modelos mencionados anteriormente. 

En él intervienen tanto proveedores de servicio certificados como la plataforma central del gobierno. La empresa envía la factura electrónica a su proveedor de servicios certificado, que es quien valida el documento y la hace llegar a la plataforma central. Posteriormente, el intercambio de documentos entre las empresas se realiza también a través de los proveedores y no a través de la plataforma centralizada del gobierno.

Francia y España implementarán este modelo de facturación electrónica. 

En Francia, el Portal de Facturación Pública (PPF) desempeñará un papel fundamental, al centralizar todas las facturas electrónicas intercambiadas en el país. Las empresas podrán gestionar sus facturas electrónicas en Francia a través de PDP’s (Plataforme de Dématérialisation Partenaires). Estas plataformas actuan como terceros acreditados por la DGFiP para la validación de las facturas, enviarlas al hub gubernamental (PPF o Portail Public de Facturation) y hacerlas llegar al destinatario a través de su PDP.

Solución EDICOM: Plataforma de facturación electrónica internacional

La facturación electrónica en un contexto global requiere de soluciones a la altura de su complejidad. Por ello, la plataforma de factura electrónica de EDICOM facilita y simplifica el cumplimiento fiscal global en los ámbitos B2G, B2B y B2C.

Desde un entorno centralizado, permite gestionar todos los procesos vinculados al envío y recepción de facturas electrónicas, así como otros documentos fiscales, como los reportes de IVA, documentos de transporte o declaraciones que pudieran requerir las autoridades tributarias de aquellos países donde opere una compañía.

La plataforma EDICOM se integra con cualquier ERP (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, ORACLE, etc.) para extraer los datos necesarios y crear la factura electrónica y habilita las comunicaciones con las autoridades fiscales de cada país para realizar la integración conforme al modelo de factura electrónica definido en cada caso. 

Nuestras soluciones están diseñadas para cumplir con los requisitos legales específicos de más de 80 países. La plataforma de facturación electrónica automatiza la generación, envío, recepción y almacenamiento de facturas, asegurando el cumplimiento con las autoridades fiscales y reduciendo el riesgo de errores y retrasos.