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Todo sobre la Nómina Electrónica en Colombia

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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional – DIAN de Colombia, ha puesto en marcha su plan para la implementación de las nóminas electrónicas dentro de su sistema de facturación. La funcionalidad, anexo técnico y plazos de obligatoriedad vienen regulados en las resoluciones 000013 y 000037

Tal y como está dispuesto en la resolución las empresas deberían adaptar sus sistemas de facturación para comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica a partir del 1 de septiembre de 2021, fecha en la que arranca el primero de los calendarios de adhesión progresiva establecidos por la DIAN, según el número de empleados de las empresas.

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Nuevo sistema de nómina electrónica

El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de los sueldos.

Además, este documento también debe indicar los pagos devengados, las deducciones por parafiscales y el valor neto a pagar.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

El nombre que reciben las nóminas electrónicas. Refleja la retribución percibida de una persona derivada de su relación laboral con una empresa.

¿Qué son las Notas de Ajuste del Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

Documentos electrónicos para la rectificación o modificación de nóminas.

¿Qué empresas deben emitir nóminas electrónicas?

Todas aquellas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

Calendario de implementación

La DIAN ha previsto tres cronogramas de adopción escalonados:

  • Cronograma de implementación de acuerdo con el número de empleados: define la fecha de habilitación en el servicio informático el 01/08/2021 y la fecha máxima de implementación el 29/10/2021. La DIAN mediante la resolución 063 ha prorrogado la incorporación de este primer grupo de empresas ampliándoles el plazo para la emisión de septiembre a día 29 de octubre de 2021.
  • Calendario de implementación permanente: tendrán dos meses de plazo para generar los soportes, contados a partir de la realización de los pagos.
  • Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: con fecha de habilitación 31/03/2022 y fecha de implementación 31/05/2022.
  • La resolución además contempla que cualquier empresa puede al cronograma establecido y comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica.

Flujo de emisión de nóminas electrónicas

A partir de la información obtenida del BPO o software de nómina, la solución de Global Compliance de EDICOM genera las nóminas electrónicas y las transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, siguiendo los requisitos legales y técnicos especificados. La DIAN genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación con el valor «Documento validado por la DIAN». Con la validación obtenida, la plataforma de EDICOM integra el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados. Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

Este flujo de emisión es equivalente en el caso de las notas de ajuste.

Cómo se debe declarar el doumento de nómina electrónica en Colombia

Conforme el artículo 3 de la resolución 000013 de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente, independientemente de que la empresa o el sujeto en cuestión realice pagos en periodos diferentes o inferiores a los pagos quincenales.

El plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al documento se enmarca dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

La nómina electrónica no puede ser presentada de forma consolidada anualmente y enviarse al final del periodo gravable.

Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

  • Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.
  • Contar con firma digital.

Características del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste

Tanto los soportes de nómina electrónica (NE) como las notas de ajuste (NA) deben incluir el CUNE (Código único de nómina electrónica) y emitirse en un contenedor electrónico, el cual, debe incluir por cada NE y NA el Application Response de la DIAN.

Los Application response son documentos electrónicos de propósito general mediante los cuales se envían las validaciones realizadas por la DIAN en el documento soporte.

Información que debe contener Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

  • Datos personales del empleado y de la empresa
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
  • El medio de pago,
  • Fecha y hora de generación.
  • Firma digital de la empresa.
  • Identificación del proveedor tecnológico.

Información que debe contener la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

  • Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
  • La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que .
  • El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.
  • El tipo de documento de ajuste según corresponda.
  • La fecha y hora de generación.
  • La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
  • Datos de la empresa y del empleado.
  • Firma digital de la empresa.

Periodicidad

Mensual

Formato

XML.

Representación Gráfica

Tanto la representación gráfica de la nómina electrónica como de las notas de ajuste deberán incluir código QR.

Siguiendo los pasos de otros países como México, Colombia da un paso más en su proceso de digitalización de la economía. Sin embargo, a diferencia de México, la DIAN no exige la firma electrónica por parte de los empleados, haciendo el proceso más sencillo. La estandarización de las nóminas ayudará a tener un acceso a la información más eficiente e inmediato.

Además, a la incorporación de la nómina electrónica en el sistema de facturación también se suma la reglamentación legislativa y técnica de la factura electrónica como título valor (RADIAN). La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN,  a través del Comunicado de Prensa No. 023 ha resaltado que “con estos tres actos administrativos, la DIAN continúa con el fortalecimiento del sistema de factura electrónica, brindando nuevos servicios en la plataforma, con el fin de que los contribuyentes y responsables puedan seguir modernizando su operación, al igual que la entidad viene haciéndolo, realizando acciones para ser más moderna, cercana a sus usuarios, con más y mejores servicios impulsados por el mundo electrónico.”

Agunas de las ventajas de la implantación de la nómina electrónica

Entre las ventajas de adaptar la nómina electrónica a una empresa está la posibilidad de tener más espacio en sus instalaciones, pues al tratarse de un documento digital evita disponer de espacio para almacenar papeleo y también contribuye a disminuir la tala de los árboles. También contribuye a mantener más segura esa información, pues al ser digital puede estar almacenada en la nube y no sufrirá por daños.

Próximos Deadlines en Colombia

Manténgase al tanto de las fechas clave de entrada en vigor de las obligaciones fiscales y de facturación electrónica en todo el mundo.

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