Aplicaciones del EDI
La tecnología para el intercambio electrónico de datos EDI permite optimizar las operaciones de todos los departamentos de una empresa a través de su aplicación en cualquier tipo de documento intercambiado entre las partes de una relación comercial (pedidos, facturas, albaranes...etc.).
¿Cuales son las principales aplicaciones del EDI?
El EDI permite operaciones más ágiles y eficientes de los departamentos comerciales, de compras y administración y finanzas de las empresas.
Como sistema de trabajo, el “Electronic Data Interchange” está concebido para automatizar la integración de sus documentos comerciales en el ERP o Sistema Interno de Gestión. En la medida en que maximice el número de partners comerciales (clientes, proveedores, operadores logísticos, etc.) y de mensajes EDI intercambiados, mayores serán los beneficios obtenidos.
Estos beneficios se traducen en importantes reducciones de costes que, según el nivel de implantación, pueden llegar hasta el 90% respecto al mismo proceso realizado con documentos gestionados por correo postal, fax o mail.
A continuación, revisamos algunas de las principales aplicaciones del EDI y las ventajas que aportan a las empresas que integran estos mensajes electrónicos en su gestión habitual.
Integración de pedidos con EDI (ORDERS)
Los departamentos de compras deben gestionar importantes recursos a la generación, envío y control de las órdenes de compra a proveedores. Para los proveedores, la interpretación y registro de estos pedidos en sus sistemas, supone un importante volumen de trabajo a realizar por personas de comercial o administración.
En cualquier caso, estamos hablando de operaciones críticas tanto para compradores como proveedores, pues de ellas depende en última instancia la prestación de un servicio eficiente y de calidad a los clientes finales de una y otra parte.
¿Cómo integra los pedidos su solución EDI?
Si usted emite órdenes de compra
- Usted registra su pedido al proveedor una sola vez en su ERP.
- Los datos de este pedido se transforman al estándar en el que el proveedor espera recibir la orden.
- Una aplicación EDI eficiente reconoce al destinatario en la estructura del documento electrónico y lo envía automáticamente al proveedor por canales seguros.
- Usted recibe un aviso que le informa cuando su pedido ha sido recibido y tratado en destino.
- Si hay algún problema, o si pasa más tiempo del esperado en el tratamiento de su orden de suministro, recibe avisos y alertas que le informan de este extremo.
Si usted es Proveedor
- Usted recibe los pedidos de sus clientes en su solución EDI.
- Automáticamente éstas son trasformadas a una estructura de datos que su ERP puede importar.
- Los datos de su pedido son integrados en sistema de Gestión y quedan listos para su tratamiento.
- Su cliente es informado automáticamente de que usted ha recibido el pedido y los está tratando.
Integración de albaranes con EDI (DESADV)
El albarán, como documento que acompaña a la mercancía en su tránsito hacia el cliente, constituye una transacción comercial clave que permite verificar que efectivamente la mercancía recibida coincide con la orden de compra.
La posibilidad de realizar estas comprobaciones, como paso previo a la emisión de la factura, permite realizar ajustes sobre ésta en caso de que se hubiesen producido diferencias con respecto a la orden inicial.
¿Cómo integra los avisos de expedición su solución EDI?
Si usted es receptor de mercancías
- Su proveedor emitirá un aviso de expedición cuando la mercancía esté lista para ser enviada.
- Usted recibirá este aviso que automáticamente quedará integrado en su sistema de gestión o ERP.
- El documento recibido debe estar trazado con la orden de compra inicial. Esto le permite detectar diferencias si las hay antes de recibir la mercancía.
- Usted emite un aviso de confirmación a su proveedor si todo es correcto.
- Sus almacenes conocerán con antelación la llegada de nuevos productos, permitiéndoles realizar una planificación que redundará en una mayor eficiencia en los procesos de descarga y almacenamiento.
- Si el albarán electrónico se acompaña de códigos que permitan identificar las unidades logísticas, la comprobación de éstas se simplificará en destino con una simple lectura de los códigos de barras de cada bulto.
Si usted es Proveedor
- A partir del pedido recibido, realiza un albarán en su ERP seleccionando el número de unidades efectivas que de cada referencia solicitada va a expedir.
- Su solución EDI toma los datos de su albarán, y automáticamente lo hace llegar a su destino en el formato que su cliente espera recibir como Aviso de Expedición de mercancía.
- Su cliente verifica su aviso de expedición comparándolo con la orden inicial. Este proceso suele ser totalmente automático al estar trazados todos los documentos comerciales generados vía EDI (pedido, albarán, factura…).
- Usted recibe un aviso, indicando que las comprobaciones son correctas.
- Este proceso le permite agilizar el proceso de entrega y descarga, ya que su cliente conoce con antelación la mercancía que recibirá, lo que reduce los tiempos de procesamiento de sus pedidos en destino.
Integración de facturas con EDI (INVOICE)
La automatización de los procesos de facturación resulta un elemento estratégico que puede llegar a suponer un ahorro de hasta un 90% respecto a la gestión de estos documentos de forma manual.
El volumen de facturas que a menudo gestionan los departamentos a cuentas a pagar, exige la adopción de medidas que permita optimizar las operaciones asociadas a su revisión, validación, registro y pago al proveedor. De igual modo, los emisores de facturas se ven obligados a dedicar costosos recursos a tareas críticas como son la facturación periódica a clientes que implican además la impresión, ensobrado, franqueo y envío. Además, debe realizar controles periódicos para verificar la recepción y el estado de la factura en el departamento de cuentas a pagar.
La integración de facturas electrónicas permite automatizar la práctica totalidad de estos pasos, ofreciendo grandes ventajas competitivas a emisores y receptores que se traducen en mejores ratios de eficiencia en la gestión, y consecuentemente en importantes ahorros de costes.
¿Cómo integra las facturas su solución EDI?
Si es usted receptor de facturas EDI
- Su solución EDI recibe la factura emitida por su proveedor.
- Ésta se somete a un proceso de mapping que genera un fichero de datos para integrarlo en su ERP.
- Los datos viajan hasta su red local de forma segura, procediéndose al registro de la factura en su sistema de gestión.
- El registro automático del documento en su ERP, simplifica los procesos de casación y validación con otros documentos ya registrados como pedidos o albaranes.
- Si el proceso de validación es exitoso, su sistema dará la factura como lista para su abono, y podrá enviar automáticamente un mensaje de confirmación a la solución EDI de su proveedor.
- Además de las facturas que le envían sus proveedores con solución EDI, puede también integrar las que le remiten otros sin este tipo de tecnología. Consulte nuestras soluciones de portales web EDI.
Si es usted emisor de facturas EDI
- Usted genera las facturas en el ERP.
- Su solución EDI toma los datos de estos documentos y los somete a un proceso de mapping para adaptarlos a la estructura que su cliente espera recibir.
- Su software EDI reconoce en la factura al destinatario, y hace llegar la factura automáticamente a través de los canales de comunicación establecidos.
- Su cliente recibe la factura.
- Usted recibe un aviso de que el documento ha sido tratado. Si por el contrario se producen errores, o el tiempo esperado excede el previsto, recibe alarmas puntuales informándole.
- Si usted cuenta con una solución EDI, puede emitir el 100% de sus facturas electrónicamente, y hacerlas llegar por estos medios incluso a aquellos clientes sin este tipo de tecnologías. Consulte nuestra solución para la publicación de facturas EDI.
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