La DIAN realiza cambios en su concepto unificado sobre Factura Electrónica

El pasado 23 de mayo de 2023 la DIAN emitió el Concepto 100208192-604 que está centrado en resolver algunas incertidumbres alrededor de los proveedores tecnológicos de facturación electrónica. Sobre todo, en lo relativo a las operaciones empresariales en las que se producen cambios en las empresas que producen cesión de contratos de servicios de clientes entre dos o varios proveedores tecnológicos.

Lo que ha realizado la DIAN es una adición al Concepto unificado N0. 0106 del 19 de agosto de 2022 sobre la obligación de facturar y sistema de factura electrónica. Dichas adiciones se centran en:

• Procesos de reorganización empresarial (fusión y escisión) de los proveedores tecnológicos.
• Cesión entre proveedores tecnológicos de los contratos de prestación de servicios de facturación electrónica.

Estas nuevas inquietudes se adhieren al concepto unificado NO. 0106 en un nuevo Capítulo denominado “Proveedores tecnológicos” que contiene las siguientes cuestiones:

Si una sociedad, que tiene la calidad de proveedor tecnológico, se escinde o fusiona ¿las sociedades resultantes de dicha escisión o fusión deben nuevamente obtener la habilitación para obrar como proveedores tecnológicos?

Los proveedores tecnológicos no tienen la capacidad de transferir la autorización y/o renovación concedida por la DIAN. En este sentido, en el caso de procesos de reorganización empresarial que conllevan la disolución de un negocio, las nuevas empresas que surgen de dichos procesos deben solicitar individualmente de nuevo su autorización como proveedores tecnológicos, siguiendo los requisitos establecidos por la normativa correspondiente (artículo 51 de la Resolución DIAN No. 42 de 2020).

En otras palabras, la autorización del proveedor tecnológico que realiza el proceso de reorganización no se transfiere automáticamente junto con los activos. Por otro lado, si el proceso de reorganización empresarial no implica la disolución de la empresa que ya cuenta con la autorización como proveedor tecnológico, esta última debe evaluar si aún cumple con los requisitos necesarios para mantener su estado de habilitación.

¿Es viable la cesión entre proveedores tecnológicos de los contratos de prestación de servicios de facturación electrónica celebrados con los sujetos obligados a facturar electrónicamente?

La DIAN informa que no se observa en la normativa tributaria ninguna restricción que impida la cesión de contratos de clientes entre proveedores tecnológicos. Sin embargo, para llevar a cabo este procedimiento los proveedores sí deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

• Corresponderá a las partes del contrato definir los términos en los que se llevará a cabo la cesión, teniendo en cuenta la autonomía de la voluntad que les asiste.
• Es importante que, para el efecto, el cesionario se encuentre efectivamente habilitado como proveedor tecnológico.
• Si el cedente pretende dejar de operar como proveedor tecnológico, debe solicitar a la Administración Tributaria la cancelación de su habilitación en los términos del artículo 53 de la Resolución DIAN No. 42 de 2020.
• El sujeto obligado a facturar electrónicamente, cuyo contrato ha sido objeto de cesión, deberá tener en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de adelantar nuevamente el procedimiento de habilitación como facturador electrónico de acuerdo con lo contemplado en el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 42 de 2020.

Son unas aclaraciones necesarias que aportan certidumbre al mercado tecnológico de la factura electrónica que afecta a las empresas de todo el país. Y aunque, ciertamente es posible la cesión de contratos entre compañías habilitadas para facturar electrónicamente, siempre es recomendable elegir a un proveedor tecnológico que ofrezca confiabilidad, seguridad y estabilidad en un proceso crítico y mandatorio para las empresas como es la factura electrónica.

En este sentido, hemos elaborado un decálogo con los puntos fundamentales a tener en cuenta para la selección de un partner tecnológico de confianza.

Factores a considerar para elegir un proveedor de factura electrónica

A la hora de poner en marcha un proyecto de factura electrónica, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos clave, ya que el aumento de la eficiencia, la optimización de los procesos y el ahorro económico van a depender en buena medida de la solución que se implemente.

Capacidades tecnológicas

El proveedor tecnológico cuenta con el software y la infraestructura tecnológica necesaria para poder ofrecer un servicio confiable en alta disponibilidad y certificado por normas internacionales como la ISO27001, TIER.

Modelo interoperable

Dada la diversidad de formatos y procesos de emisión y recepción de facturas, es necesario contar con un servicio que pueda adaptarse tanto a diferentes sistemas de gestión como a la transformación de datos en diversos estándares y envíos a través de múltiples protocolos al destino.

Certificaciones y acreditaciones

El proveedor debe ofrecer compromisos de disponibilidad de la solución y de atención de dudas e incidencias a través de un SLA (Service Level Agreement). También es fundamental ofrecer las acreditaciones que ofrecen certidumbre legal como en el caso de Colombia son la habilitación como Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN o como Entidad de Certificación Digital acreditada por el ONAC.

Seguridad y confiabilidad

Las facturas contienen información sensible. Por ello, es fundamental que el proveedor garantice confidencialidad en el tratamiento de la información y seguridad en su gestión y almacenamiento a través de normas internacionales como ISO27001, TIER o auditorías externas.

Escalabilidad

Al abordar un proyecto de factura electrónica puede darse el caso de tener que facturar a diferentes empresas situadas en diferentes lugares del mundo. Es fundamental contar con una plataforma preparada para emitir y recibir facturas en el esquema de cualquier país y con pleno cumplimiento de la normativa vigente.

Conocimiento y experiencia

Es importante que el partner acredite un elevado conocimiento y experiencia en el desarrollo de proyectos de global e-Invoicing en los países en los que se va a operar.

Portfolio de clientes

Revise el volumen de clientes a los que atiende su partner. Identifique si efectivamente responden a un perfil internacional y valore la dimensión de estos clientes, sus opiniones, los casos de éxito que aporta…etc.

Línea de soporte permanente y multilingüe

Un soporte personalizado y cercano es mejor que los centros de atención al usuario impersonales basados en la emisión de tickets y la gestión de procedimientos automáticos. Contar con consultores que conozcan los entresijos de su solución y que sean capaces de hablar con cada usuario en su propio idioma será crucial para conseguir una rápida resolución de cualquier duda o incidencia que pudiera producirse.

Amplitud de la oferta de soluciones

La factura electrónica representa una parte de todas las transacciones que una plataforma global de comunicaciones electrónicas puede gestionar. Los proveedores tecnológicos más avanzados deberían ser capaces de ofrecerle soluciones y servicios de valor añadido, que integren la gestión de múltiples transacciones comerciales a través de tecnologías como el EDI o los sistemas de reaprovisionamiento continuo CRP / VMI.